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SECRETÁRIA-GERAL DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA
Regulamento de Arquivo do Museu da Assembleia da República
Artigo 1.º Âmbito de aplicação
O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pelo Museu.
Artigo 2.º Avaliação
1 — O processo de avaliação dos documentos do arquivo do Museu tem por objectivo a determinação do seu valor para efeito da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 — É da responsabilidade do Museu a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 — Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo 1 de presente regulamento.
4 — Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 — Cabe ao Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta do Museu.
Artigo 3.º Selecção
1 — A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo AHP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º.
Artigo 4.º Tabela de selecção
1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio
1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 — As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o Museu vier a determinar.
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Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo
1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
Artigo 7.º Formalidades das remessas
1 — As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.
2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo 2 ao presente regulamento.
Artigo 8.º Eliminação
1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.
Artigo 9.º Formalidades da eliminação
1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:
a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.
2 — O modelo consta do anexo 3 ao presente regulamento.
Artigo 10.º Substituição do suporte
1 — A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization abreviadamente designada por ISO.
2 — O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e
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encerramento.
2.1 — Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
— Identificação dos responsáveis pela transferência da informação; — Local e data de execução da transferência; — Assinaturas e carimbo.
3 — Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 — A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do AHP.
5 — As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.
Artigo 11.º Autenticidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo do Museu atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.
Artigo 12.º Fiscalização
Compete ao AHP a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.
Artigo 13.º Entrada em vigor
Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação.
Assembleia da República, 10 de Maio de 2007.
A Directora do AHP, Leonor Calvão Borges.
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Direcção de Serviços de Documentação e Informação Arquivo Histórico Parlamentar
Anexo II
Auto de Entrega
Aos .................. dias do mês de .................... de ............, no ..............................
1 perante ...............................................
2 e ............................................................
3
, procedeu-se à .........................................
4 da documentação proveniente de ...........................................
5 conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ...........................................
6 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.
..................................... , .......... de ............................de ...................
O representante de.......................................................................
7 : ..................................
8 O representante de ...................................................................
9 : ...................................
10 1 Designação da entidade destinatária 2 Nome e cargo do responsável da entidade remetente 3 Nome e cargo do responsável da entidade destinatária 4 Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
5 Designação da entidade remetente 6 Designação da entidade destinatária 7 Designação da entidade remetente 8 Assinatura do responsável da entidade remetente 9 Designação da entidade destinatária 10 Assinatura do responsável da entidade destinatária
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Arquivo Intermédio
Guia de Remessa
Serviço Produtor: N.º
Legislatura: Data:
UI
1 Descrição N.º UI AC
2 Observações Localização no AHP 1 Unidade de instalação (livro, caixa, pasta) 2 Âmbito cronológico
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Anexo III
Auto de Eliminação
Aos................ dias do mês de ................................ de ........................, no ..................
13
, na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à inutilização por .................................
14
, de acordo com o ..........................................
15
, e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:
Serviço Produtor ____________________________________________________
Título da série/subsérie: ______________________________________________
Datas extremas: _____________________
N.º e tipo de unidades de instalação: _____________________________________
Unidades de Instalação Cota Título Datas extremas ............................. , ........... de ................................. de.................
O responsável pelo Arquivo.......................................................................................
O responsável pelo Serviço Produtor..........................................................................
A Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual. 13 Local onde é feita a destruição 14 Método utillizado 15 Regulamento de Gestão de Documentos ou Relatório de Avaliação e Selecção de Documentos