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Sábado, 27 de Setembro de 2008 II Série-E — Número 2

X LEGISLATURA 4.ª SESSÃO LEGISLATIVA (2008-2009)

SUMÁRIO Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Comunicação (Arquivo Histórico-Parlamentar): — Regulamento do Arquivo da Divisão de Apoio ao Plenário.

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DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (ARQUIVO HISTÓRICO-PARLAMENTAR)

Regulamento do Arquivo da Divisão de Apoio ao Plenário

Artigo 1.º Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Divisão de Apoio ao Plenário, adiante designada por DAPLEN.

Artigo 2.º Avaliação

1 — O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DAPLEN tem por objectivo a determinação do seu valor para efeito da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 — É da responsabilidade da DAPLEN a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 — Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, Anexo 1 do presente regulamento.
4 — Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 — Cabe ao Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DAPLEN.

Artigo 3.º Selecção

1 — A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo AHP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º.

Artigo 4.º Tabela de selecção

1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio

1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 — As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DAPLEN vier a determinar.

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Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo

1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º Formalidades das remessas

1 — As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do Anexo 2 ao presente regulamento.

Artigo 8.º Eliminação

1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º Formalidades da eliminação

1 — As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.

2 — O modelo consta do Anexo 3 ao presente regulamento.

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Artigo 10.º Substituição do suporte

1 — A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization, abreviadamente designada por ISO.
2 — O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
2.1 — Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

— Identificação dos responsáveis pela transferência da informação; — Local e data de execução da transferência; — Assinaturas e carimbo.

3 — Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 — A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do AHP.
5 — As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º Autenticidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DAPLEN atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º Fiscalização

Compete ao AHP a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.

Artigo 13.º Entrada em vigor

Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação.

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Anexo III Auto de eliminação

Aos................ dias do mês de ................................ de ........................, no ..................
1
, na presença dos abaixo assinados, procedeuse à inutilização por .................................
2
, de acordo com o ..........................................
3
, e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:

Serviço Produtor ____________________________________________________

Título da série/sub-série: ______________________________________________

Datas extremas: _____________________

Número e tipo de unidades de instalação: _____________________________________

Unidades de instalação

Cota Título Datas extremas

............................. , ........... de ................................. de.................

O responsável pelo Arquivo.......................................................................................

O responsável pelo Serviço Produtor..........................................................................

Anexo II Guia de Remessa para o Arquivo Intermédio

Serviço Produtor: N.º Legislatura: Data: Núm
ero da UI4 Descrição Tipo de
UI AC5 Observações Localização no AHP Anexo II 1 Local onde é feita a destruição 2 Método utilizado 3 Regulamento de Gestão de Documentos ou Relatório de Avaliação e Selecção de Documentos 4 Unidade de Instalação (livro, caixa, pasta)

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6 | - Número: 002 | 27 de Setembro de 2008

Auto de Entrega

Aos .................. dias do mês de .................... de ............, no ..............................
6 perante ...............................................
7 e ............................................................
8
, procedeu-se à .........................................
9 da documentação proveniente de ...........................................
10 conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ...........................................
11 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.

..................................... , .......... de ............................de ...................

O representante de.......................................................................
12 : ..................................
13 O representante de ...................................................................
14 : ...................................
15 Anexo I Tabela de Avaliação e Selecção de Documentos

Serviço: DAPLEN

Área temático-funcional

N
º REF

Série ou sub-série documental

F.
Activ
a
16 F.
Semiactiva
17 D.
FIN
AL
18 OBSERVAÇÕE
S

Regimento 1 Regimento da AR

1 Leg. - C Alterações à Constituição da República Portuguesa

2

3

4

5 Constituição – Revisão (1) /Requerimentos de adiamento de votações

/Propostas

/Declarações de voto /Decreto Constitucional

2 Leg.

2 Leg.

2 Leg.

2 Leg.

C

C

C

C (1) Projecto de Revisão Constitucional

6

7

Processos Individuais
Folhas de presença em Plenário

Após o fim de cada legislatura

Uma legislatura

C

C
5 Âmbito cronológico 6 Designação da entidade destinatária 7 Nome e cargo do responsável da entidade remetente 8 Nome e cargo do responsável da entidade destinatária 9 Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
10 Designação da entidade remetente 11 Designação da entidade destinatária 12 Designação da entidade remetente 13 Assinatura do responsável da entidade remetente 14 Designação da entidade destinatária 15 Assinatura do responsável da entidade destinatária 16 Fase em que os documentos se encontram a ser produzidos e consultados diariamente 17 Fase em que os documentos são consultados de forma esporádica, devendo integrar um depósito de arquivo intermédio 18 Destino final do documento: C para conservação permanente, E para eliminação.

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7 | - Número: 002 | 27 de Setembro de 2008

Controlo da actividade

dos

Deputados

8

9

1
0

1
1

Relatórios de substituição de deputados

Pareceres da ProcuradoriaGeral da República e do Tribunal Constitucional sobre incompatibilidades e impedimentos de deputados

Seguros

/ Liquidações

/ Fichas de adesão Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

6

1

C

E
(2) E

E

(2) Os originais encontram-se na Comissão de Ética

Actividade da Mesa da AR

12

13

14

15

16

17

Eleição

Presidente

Declarações políticas

Convocatórias dos Deputados

Súmulas

Votos Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

2 legislaturas

2 legislaturas

Após o fim de cada legislatura

- C

C

C

E

C
(
3)

C

(3) Conservar apenas o suporte electrónico

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Propostas de Lei

Propostas de Resolução

Projectos de Lei

Projectos de Resolução

Projectos de Deliberação

Audições Parlamentares

Apreciações Parlamentares

Notas técnicas

Notas de admissibilidade

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Enquan
to útil

Enquan
to útil

C

C

C
(
4) C

C

C

C

E
(
5) E
(
5) (4) No caso dos Projectos de Lei discutidos em conjunto com uma Proposta de Lei ou com outros Projectos, conservar apenas os originais inclusos num dos processos e eliminar as cópias.

(5) São copiadores. Os originais encontram-se no processo da iniciativa.

Finanças Públicas

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30 Orçamento da AR

Conta da AR

Conta Geral do Estado

Relatórios de execução orçamental Após o fim da legislatura

Após o fim da legislatura

Após o fim da legislatura

Após o fim da legislatura

- C
(
6) C
(
6) C

C (6) Eliminar as cópias dos documentos originais enviados à DGF

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Orientação e Fiscalização Política

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40 Programa do Governo

Moções (Censura e Confiança)

Debates parlamentares

Interpelações ao Governo

Relatórios para apreciação da AR /Provedor de Justiça

/Segurança Interna

Requerimentos /Respondidos

/Não respondidos

Relatórios trimestrais de requerimentos não respondidos

Inquéritos Parlamentares

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura - C

C

C

C

C

C

C
(
7) E

E
(
8) C

(7) Em suporte digital a partir de resolução que o determine

(8) São publicados em DAR Actos relativos a outros órgãos

Presidência da República

Titulares de cargos exteriores à AR

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43

Eleição do Presidente

Mensagens dirigidas pelo Presidente da República à Assembleia da República

Designação dos titulares dos órgãos exteriores à AR

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Enquan
to o organismo for vigente

C

C

C

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53 Registo de Correspondência

Copiador de ofícios

Copiador de notas internas

Correspondência

/Comissões

/Particulares (11) /Pedidos de informações sobre direitos e deveres dos deputados

/Entidades Públicas

//Governo

//Regiões Autónomas

//Partidos

//Organizações internacionais

Enquan
to útil

2 legislaturas

2 legislaturas

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura

Após o fim de cada legislatura C

E

E
(
9) C
(
10) E

C

C

C

C

C

(9) São cópias de documentos que se encontram nos respectivos processos (10) Guardar apenas os originais, eliminar as cópias.

(11) Os assuntos são avariados, mas as cartas ou ofícios enviam convites para dias comemorativos, pedidos de informação sobre o processo legislativo.

A Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual.