0570 | II Série C - Número 047 | 28 de Junho de 2003

PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA

Despacho n.º 57/IX - Relativo ao Regulamento Arquivístico da Biblioteca

Ao abrigo do n.º 1 do artigo 13.º do Regimento da Assembleia da República e obtido o parecer favorável do Conselho de Administração nos termos da alínea g) do artigo 13.º da Lei Orgânica da Assembleia da República, aprovo o Regulamento Arquivístico da Biblioteca anexo a este despacho e que dele faz parte integrante.

Publique-se na 2.ª Série do Diário da Assembleia da República.

Assembleia da República, 11 de Junho de 2003. - O Presidente da Assembleia da República, João Bosco Mota Amaral.

Anexo

REGULAMENTO DE ARQUIVO DA BIBLIOTECA

Artigo 1.º
Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação de arquivo produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Biblioteca.

Artigo 2.º
Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da Biblioteca tem por objectivo a determinação do seu valor para efeito da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 - É da responsabilidade da Biblioteca a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo I do presente regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da Biblioteca.

Artigo 3.º
Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo AHP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do ponto relativo à "Substituição de suporte".

Artigo 4.º
Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a Biblioteca vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos pontos relativos às "Remessas para arquivo intermédio" e "Remessas para arquivo definitivo" devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente regulamento.

Artigo 8.º
Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.