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2 | - Número: 002 | 27 de Setembro de 2008

DIRECÇÃO DE SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO, INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO (ARQUIVO HISTÓRICO-PARLAMENTAR)

Regulamento do Arquivo da Divisão de Apoio ao Plenário

Artigo 1.º Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências pela Divisão de Apoio ao Plenário, adiante designada por DAPLEN.

Artigo 2.º Avaliação

1 — O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DAPLEN tem por objectivo a determinação do seu valor para efeito da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 — É da responsabilidade da DAPLEN a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 — Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, Anexo 1 do presente regulamento.
4 — Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 — Cabe ao Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DAPLEN.

Artigo 3.º Selecção

1 — A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo AHP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º.

Artigo 4.º Tabela de selecção

1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio

1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 — As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DAPLEN vier a determinar.