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3 | - Número: 011 | 11 de Janeiro de 2010

2. As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DRI vier a determinar.

Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo

1. Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2. As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º Formalidades das remessas

1. As remessas dos documentos mencionados nos pontos relativos às Remessas para arquivo intermédio e Remessas para arquivo definitivo devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respectivo inventário.
2. Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente regulamento.

Artigo 8.º Eliminação

1. A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2. A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3. A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º Formalidades da eliminação

1. As eliminações dos documentos mencionados no ponto relativo à Eliminação devem obedecer às seguintes formalidades: a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;