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II SÉRIE-C — NÚMERO 23

3 — Os Provedores-Adjuntos podem, nos restantes casos, proceder ao arquivamento de processos, no âmbito da delegação de competências existente.

Artigo 10."

Apreciação liminar e distribuição

Após recepção, a queixa deve ser imediatamente presente para apreciação liminar e distribuição ao Provedor--Adjunto designado para o efeito, que conta com o apoio da Divisão de Informação e Relações Públicas.

Artigo 11.° Despacho liminar

1 — Na fase de distribuição a queixa é numerada sequencialmente, classificada e apreciada liminarmente.

2 — O Provedor-Adjunto pode arquivar a queixa, mandá-la aperfeiçoar, classificar a tramitação do processo como urgente, apensar a outro processo e distribuí-lo a uma área da Assessoria.

Artigo 12.° Alteração de assessor

A distribuição de um processo a uma área mantém-se ainda que o Assessor a quem foi atribuído deixe de estar afecto a essa área, salvo se, sendo a distribuição anterior à entrada em vigor desta Ordem de Serviço, o Assessor deixar de exercer estas funções na Provedoria de Justiça.

Artigo 13.°

Arquivamento liminar ou despacho de aperfeiçoamento

1 — Quando a queixa seja objecto de despacho de arquivamento ou de aperfeiçoamento, o ofício a enviar ao reclamante acompanha a queixa para o Expediente Geral. •

2 — Após o envio desse ofício, a queixa segue para a Secção de Processos, para autuação, registo è arquivo.

Artigo 14." Distribuição às áreas

1 — Os processos distribuídos às áreas são entregues ao Coordenador respectivo que, após designar um Assessor responsável, os remeterá à Secção de Processos, para autuação e registo informático.

2 — Posteriormente, a Secção de Processos deve enviar de imediato o processo ao Assessor responsável, colhendo previamente os dados pessoais do reclamante para remessa de ofício a acusar a recepção e a informar o número de ordem atribuído ao processo.

Artigo 15." Redistribuição

A redistribuição segue as regras da distribuição.

Artigo 16.° Responsabilidade do processo

\ — O Assessor é o principal responsável pela instrução do processo, devendo interessar-se activamente por toda a sua tramitação.

2 — Designadamente, cabe-lhe controlar a recepção de respostas a ofícios enviados no âmbito do processo e respectivos prazos, propondo o que no caso se imponha e caiba.

3 — A realização de diligências externas à Provedoria de Justiça é da responsabilidade dos Coordenadores, salvas as excepções constantes desta Ordem de Serviço.

Artigo 17.° Tramitação nos quatro níveis

1 — A tramitação dos processos é sempre feita sucessivamente pelo Assessor, Coordenador, Provedor-Adjunto e Provedor.

2 — Exceptuam-se do disposto no número anterior:

a) As convocatórias e insistências junto das entidades visadas, que são directamente enviadas à entidade que assina;

b) Os ofícios de arquivamento anteriormente determinado pelo Provedor de Justiça;

c) Os casos previstos no artigo 25.°;

d) A determinação em contrário do Provedor de Justiça ou do Provedor-Adjunto.

Artigo 18.° Localização dos processos

1 — Os processos só podem encontrar-se à responsabilidade da Secção de Processos, da área da Assessoria, do Secretário-Geral, do Gabinete, dos Provedores-Adjuntos ou do Provedor.

2 — Os processos não devem deslocar-se à Divisão de Documentação e ao Expediente Geral, a menos que o caso concreto imponha procedimento diverso.

Artigo 19.°

Registo informático da circulação

Para além do disposto no artigo seguinte, só será objecto de registo informático a mudança da responsabilidade do processo entre as entidades funcionais referidas no n.° 1 do artigo anterior.

Artigo 20." Juntada de documentos

1 — Após darem entrada no expediente e serem registados no sistema informático pela Secção de Processos, os documentos devem ser juntos por esta ao processo respectivo, no local em que este se encontrar.

2 — A data da juntada é anotada no próprio processo.

Artigo 21. ° ' Emissão de ofícios e outros documentos

1 — Depois da assinatura de ofícios ou de outros documentos respeitantes a determinado processo, este deve ser remetido à Secção de Processos. •>

2 — A Secção de Processos faz as cópias e extrai os eventuais anexos, enviando tudo, sem o processo, ao Expediente Geral.

3 — Após datação e numeração, a cópia destinada ao

processo é devolvida à Secção de Processos que procede à sua juntada.