3 | II Série C - Número: 060 | 2 de Junho de 2007

2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º Remessas para arquivo intermédio

1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 — As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DILP vier a determinar.

Artigo 6.º Remessas para arquivo definitivo

1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º Formalidades das remessas

1 — As remessas dos documentos mencionados nos pontos relativos às Remessas para arquivo intermédio e Remessas para arquivo definitivo devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova; b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo; c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem; d) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respectivo inventário.

2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente regulamento.

Artigo 8.º Eliminação

1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º Formalidades da eliminação

1 — As eliminações dos documentos mencionados no ponto relativo à Eliminação devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.

2 — O modelo consta do anexo III ao presente regulamento.