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II SÉRIE-C— NÚMERO 34

esta iniciado em 2 de Março, antes da apresentação da conta ao Tribunal de Contas, conforme despacho do conselheiro Presidente exarado sobre a informação n.° 19/94, da 5." Contadoria de Contas de 7 de Fevereiro.

Esta acção teve por objectivo a preparação e a emissão do parecer do TC sobre a conta de gerência da AR, no âmbito das competências que a lei lhe atribui, servindo as suas verificações, e conclusões de base, por vezes muito próxima a este parecer.

No plano principal da auditoria de legalidade e regularidade, tem-se na devida conta que a LOAR —Lei n.°77/ 88, de 1 de Julho — foi substancialmente alterada no ano transacto pela Lei n.° 59/93, de 17 de Agosto, apresentando-se uma síntese do actual enquadramento legal no relatório da Auditoria (doravante designado abreviadamente RA), de fl. 4 a fl. 11.

1.3 —Metodologia

Como vem sendo normal em acções externas, e em observância dos métodos e técnicas utilizados em auditoria, a verificação obedeceu ao estabelecimento prévio de um plano de trabalhos definido, nas suas linhas gerais, com base nos elementos disponíveis na Direcção-Geral do TC

— legislação e orçamento ordinário para 1993, relatórios e pareceres do TC sobre as gerências da AR— e bem assim no conhecimento dos serviços da AR adquirido nos anos anteriores.

Foi aquele plano aprovado superiormente (cf. de fl. 1 a fl. 5 do anexo) por despacho do conselheiro Presidente de 28 de Fevereiro de 1994, como juiz de área, anotando-se que as tarefas prévias de tratamento da informação quantitativa e elaboração dos respectivos quadros para análise da execução orçamental não puderam ser efectivadas na Direcção-Geral do TC por a conta de gerência não ter então dado ainda entrada no TC, tendo aquelas sido efectuadas só após 21 de Março de 1994, data em que a conta e respectivo suporte documental foram entregues (já a acção decorria há 19 dias).

Iniciado o trabalho de campo em 2 de Março de 1994, com uma reunião entre os responsáveis para apresentação da equipa e objectivos da acção, e obtido nesta reunião um entendimento comum sobre a melhor forma de se ultrapassar o condicionalismo específico da presente acção

— a não disponibilização da conta e do suporte documental por se encontrarem, ainda, na posse do Conselho de Administração para aprovação, e o curto espaço de tempo disponível para concluir o trabalho —, a equipa de auditores avançou na preparação e realização de reuniões com os responsáveis da área financeira para a verificação dos registos e procedimentos de controlo, tendo em vista, sobretudo, as deficiências neste domínio apontadas no relatório e parecer da conta de gerência anterior e as recomendações aí formuladas.

Após a entrega da conta e documentos de despesa, em 21 de Março de 1994, como se referiu, procedeu-se às operações de conferência e liquidação da conta, tendo-se intensificado os testes de conformidade contabilística nesta fase, dada a forma de escrituração de algumas operações, conforme se referirá em sede própria.

De seguida, e tendo em conta os resultados das verificações e testes realizados, foi definida a amostra, em função da expressão financeira dos seus elementos, no âmbito das rubricas, previamente seleccionadas no plano de trabalhos, como se indica:

Edifícios/conservação e reparação das instalações — 55,5%;

.Maquinaria e equipamento — 74,9 %.

A verificação e análise dos documentos envolveu:

A conformidade legal (orçamental, geral, específica); A conformidade contabilística; A realização de testes substantivos.

Finalmente — e após ter sido seleccionada uma pequena amostra na rubrica «Deslocações» ao estrangeiro, para testar alguns aspectos destas despesas, no âmbito das verificações que tinham de ser efectuadas sobre as situações assinaladas no relatório da gerência anterior e respectivo parecer do TC — foram realizadas reuniões com o responsável pelo GRPI (Gabinete de Relações Públicas Internacionais), o Secretário-Geral da AR e o Secretariado do Conselho de Administração, tendo em vista a concretização destes objectivos.

1.4 —Condicionantes

Conforme bem aponta o RA (fl. 12), a maior restrição à presente acção de verificação foi — como de resto já sucedeu no ano anterior — o curto prazo legal, agravado, neste caso, pelo facto de a entrega da conta e dos documentos ocorrer em 21 de Março de 1994 (19 dias após o início da acção de verificação) — embora dentro do prazo legal —, empurrando a programação definitiva dos trabalhos e as tarefas iniciais de conferência e liquidação da conta para um momento em que o processo de verificação documental (última fase) já deveria estar em curso.

Por outro lado, o facto de a equipa constituída não ter integrado nenhum dos elementos que já conheciam o funcionamento e a organização interna dos serviços da AR, por terem participado em acções anteriores aqui levadas a cabo, estando, por isso, mais aptos a seleccionar melhor os objectivos e a programar e direccionar eficazmente as acções, foi também factor de perturbação, face à pressão do prazo.

Acompanha-se, todavia, a equipa de auditores quando escreve (RA, fl. 12):

Cremos, contudo, que, em termos de aprofundamento das questões analisadas, dificilmente se poderia ir mais longe, ainda que se dispusesse de tempo ilimitado.

Regista-se, enfim, com gosto o que a equipa de auditores relata a fl. 72 do RA:

Cumpre [...] dirigir uma palavra de apreço e agradecimento a todos os responsáveis contactados, desde o Sr. Secretário-Geral aos dirigentes da Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros e respectivas divisões, sem esquecer os responsáveis do GRPI e Centro de Informática, bem como a Sr." Secretária do CA, pela receptividade e colaboração prestadas, traduzidas em uma abertura e disponibilidade totais para, de forma manifestamente diligente e rápida, satisfazerem as solicitações da equipa sem nunca se furtarem a prestar quaisquer esclarecimentos, por mais sensíveis ou incómodas que pudessem ser as questões colocadas (e cremos que, por vezes, o foram).

1.5 —Procedimentos e tramitação

No seguimento das acções desenvolvidas, tanto no TC como nos serviços da AR, a equipa de auditores, constituída no âmbito da 5." Contadoria de Contas pelas Dr."*