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II SÉRIE-C — NÚMERO 23

Em termos comparativos com o ano de 1994, basta confrontar alguns números para constatar uma evolução significativa nas entradas:

Pedidos de parecer:

1994—11; 1995 — 25;

Pedidos de registo:

1994 — 78;

1995 — 734;

Autorizações entradas:

1994 — 58;

1995 — 97;

Queixas/petições/averiguações:

1994 — 6;

1995 — 26.

A capacidade de resposta da Comissão melhorou em consequência do estabelecimento de condições mínimas de trabalho: modificação da sua estrutura organizativa, afectação de pessoal administrativo e técnico nas modalidades possíveis (em comissão de serviço ou em regime de avença), abertura de concursos tendentes à criação do sistema de informação.

A Comissão realizou, no decurso de 1995, 35 reuniões plenárias.

Para elucidar o aumento de eficácia e a adaptação às exigências interessa comparar as diversas decisões submetidas ao plenário da Comissão no ano de 1995:

Pareceres — 18 (8 em 1994); Autorizações — 89 (não houve autorizações em 1994);

Deliberações — 24 (não houve deliberações em 1994).

Os pedidos de informação por parte da Administração Pública, empresas, profissões liberais e cidadãos aumentaram significativamente. Os serviços da Comissão são solicitados a prestar informações por escrito e, diariamente, por telefone.

Trata-se de pedidos de informação sobre a obrigação de legalização de ficheiros, sobre o enquadramento nas situações de dispensa estabelecidas no artigo 3.°, n.° 2, da Lei n.° 10/91, procedimentos de tratamento de informação, acesso à informação, direitos das pessoas.

Em face do aumento dos pedidos de legalização de ficheiros foi simplificado, no ano de 1995, o processo de comunicação relativo a ficheiros automatizados que tratam dados pessoais não sensíveis (cf. artigo 17.°, n.° 3, da Lei n.° 10/91, na redacção da Lei n.° 28/94). A fim de assegurar uma maior eficácia, procede-se à verificação sumária do preenchimento do formulário à luz das exigências do artigo 18.° da Lei n.° 10/91, aceitando-se— em regra — as declarações dos responsáveis. Os princípios da adequação, pertinência e finalidade, bem como as formas de tratamento automatizado da informação, merecem igualmente a atenção da Comissão no momento do registo.

Quando se suscitam dúvidas neste domínio, são solicitados esclarecimentos adicionais aos responsáveis dos ficheiros.

Esta metodologia permite que a Comissão confira particular atenção à apreciação dos pedidos de parecer, queixas, autorizações e acções de fiscalização. Em função da natureza dos dados tratados — «dados sensíveis» na acepção do artigo 11.°, n.° 1, da Lei n.° 10/91 —justifica--se que a Comissão, no contexto das exigências da própria Lei de Protecção de Dados, assegure particular protecção à informação susceptível de envolver maior risco de intromissão na vida privada ou discriminação.

Para conseguir uma maior uniformidade de procedimentos e possibilitar a cada vogal o tratamento preferencial de determinados sectores, deliberou a Comissão distribuir os processos em função de áreas de actividade.

Esta metodologia tem-se revelado mais ajustada e permitiu o desencadeamento de acções importantes: o estabelecimento de protocolos de colaboração, um contacto mais estreito entre a Comissão e as associações representativas dos responsáveis de ficheiros em alguns sectores de actividade (v. g., bancos, ASFAC, APLEASE, Ordem dos Médicos, Associação Portuguesa de Marketing Directo, agências de viagens, Associação de Informações de Negócios, Associação Nacional dos Municípios Portugueses), bem como a notificação de entidades — por sector de actividade — para legalização dos respectivos ficheiros (bancos e entidades .financeiras, agências de viagens, universidades, companhias de seguros e empresas de informações e negócios).

Foram realizados, igualmente, contactos formais com respresentantes de organismos representativos dos consumidores (Associação de Defesa dos Consumidores e Associação de Consumidores de Portugal).

3.2 — Participação na Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos

Conforme decorre da Lei n.° 65/93, de 26 de Agosto, a Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) tem na sua composição um membro designado pela Comissão de Protecção de Dados Pessoais Informatizados.

O facto de o dia de sessão da CADA (terças:feiras) ter .coincidido com dia já estipulado para a reunião da CNPDPI dificultou o nível de participação do seu representante no trabalho conjunto. Em Dezembro de 1995 foi. finalmente, possível alterar esse anómalo funcionamento, que impedia também que um dos representantes da Assembleia da República participasse nos trabalhos.

Dentro destes limites, o membro designado elaborou os pareceres que lhe foram distribuídos. A CADA promoveu 21 sessões no ano de 1995.

Em 1996, com a alteração do dia de reunião da CADA, será possível desenvolver, de forma diferente, o trabalho nessa Comissão.

3.3 — Áreas tratadas

Em 1995 foram submetidos à Comissão pedidos de legalização que, pela sua quantidade ou significado em termos de conteúdo da deliberação, merecem ser evidenciadas.

Em matéria de registo de ficheiros, assumem particular realce a legalização de entidades na área do marketing directo, editoras e livrarias, agências de viagens, escolas de condução, universidades.