9 DE NOVEMBRO DE 1996

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Em muitos processos e registos na posse da Administração — resultantes, entre outras razões, de sistemas de arquivo de organização obsoletos — os dados pessoais estão juntos e integram processos administrativos comuns que deverão ser, no seu conteúdo essencial, a todos acessíveis.

A Administração não pode, pelo facto de um processo determinado conter um dado pessoal, recusar liminarmente o acesso, apenas com aquela justificação.

É quase sempre possível à Administração ou expurgar o dado do processo ou ocultá-lo, limitando a consulta aos elementos que publicamente deveriam estar disponíveis.

Poderá mesmo não ser necessária a intervenção da CADA sempre que a pessoa que pretenda o acesso declare que, no processo identificado, pretende apenas exercer o seu direito em relação a dados administrativos.

Questão menos fácil de dirimir é a que resulta dos diferentes regimes de acesso previstos na Lei n.° 65/93 e na Lei de Protecção de Dados Pessoais face à Informática (Lei n.° 10/91, de 29 de Abril).

No actual quadro legislativo, resultante da convergência no âmbito de aplicação dos dois diplomas, os problemas colocam-se quando:

a) Os processos estão na posse da Administração Pública e outras entidades públicas;

b) Os processos são objecto de informatização ou automatização ou os dados pessoais são recolhidos com a finalidade de informatização;

c) Estejam envolvidos dados pessoais.

De facto, a definição de dados pessoais é diferente numa e noutra lei. Para a Lei de Protecção de Dados Pessoais face à Informática, dados pessoais são quaisquer informações relativas à pessoa identificada ou identificável, considerando-se identificável a pessoa cuja identificação não envolve custos ou prazos desproporcionados [artigo 2.°, alínea c), da Lei n.° 10/91].

Na \ei de acesso, como atrás se afirmou, a noção de dado pessoal envolve não os dados de identificação da pessoa, mas os de apreciação, juízos de valor ou as informações abrangidas pela intimidade da vida privada.

A título de exemplo se dirá que o nome, a profissão, a morada, o número de telefone, o número do bilhete de identidade, são dados pessoais, no regime da Lei n." 10/ 91, ou seja, no primeiro caso, e não são dados pessoais no segundo caso, ou seja, na Lei n."65/93 .

Em concreto, podem surgir dificuldades de interpretação no exercício do direito de acesso, que se podem genericamente referir:

a) A noção de dado pessoal — desde que informatizado — é mais lata na Lei de Protecção de Dados Pessoais face à Informática, laçando no regime especial de protecção mais informação, aqui considerada pessoal, que poderá estar incluída em registos administrativos;

b) A Lei de Protecção de Dados Pessoais face à Informática condiciona o acesso aos dados pessoais ao titular do direito, apenas admitindo o acesso a terceiros quando existe autorização expressa do titular (artigo 27." da Lei n.° 10/91);

c) A Lei n.° 10/91 exige que os dados pessoais sejam utilizados para a finalidade determinante da recolha (artigo 15.°), o que inviabiliza pedidos de acesso que não caiam no quadro da finalidade do ficheiro.

Estas três condicionantes — noção de dados pessoais, acesso restrito ao titular dos dados, princípio da finalidade — aplicáveis também a ficheiros automatizados na posse da Administração, ficheiros sobre os quais recai igualmente o regime mais favorável quanto ao acesso, previsto na Lei n.° 65/93, conduzem à necessidade permanente de harmonização das normas a cuja aplicação se faz apelo.

Só a prática poderá apurar os critérios que têm vindo, de modo muito casuístico, a ser seguidos.

ANEXO A

Informação sobre a actividade desenvolvida no periodo de B de Setembro a 21 de Dezembro de 1994

1 — Parece aconselhável lançar uma mirada retrospectiva sobre os factos justificativos da elaboração do presente documento.

Essa, pois, a regra que vai ser observada.

2.1 —Nesta óptica, adiantar-se-á que a Lei n.° 65/93, de 26 de Agosto, veio regular o acesso aos documentos da Administração.

2.2.1 —Pelo seu artigo 18.°, foi criada a Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA), a quem, nos precisos termos do inciso, cabe zelar pelo cumprimento das disposições ali insertas.

2.2.2 — E compete à CADA elaborar um relatório anual sobre a aplicação da lei e a sua própria actividade, a enviar à Assembleia da República para publicação e apreciação e ao Primeiro-Ministro — alínea f) do n.° 1 do artigo 20.°

2.2.3 — Da mesma forma lhe compete a elaboração da sua regulamentação interna — alínea a) do n.° 1 do nomeado artigo 20." —, regulamento esse com publicação obrigatória na 2.* série do Diário da República — n.° 3 do citado dispositivo.

3 — No Diário da República, 1." série, n.° 201, de 31 de Agosto de 1994, foi publicada a Declaração n.° 100/94, da Assembleia da República, a qual deu a conhecer os membros efectivos desta Comissão, designados ou eleitos, que vieram a ser empossados pelo Sr. Presidente daquela instituição em 8 imediato.

4.1 — Clarificada esta via pregressa, logo se torna líquido que a Comissão, por deliberação tomada por unanimidade na sua reunião plenária de 7 de Fevereiro passado, tenha assumido que, com reporte ao ano de 1994, o relatório antes definido deveria ser substituído por uma mera informação (a publicar juntamente com o relatório pertinente a 1995).

A Comissão, para se pronunciar no anunciado sentido, ponderou que, no ano ora em consideração, a duração da sua vida útil tinha sido assaz curta, envolvendo a sua efectiva instalação dificuldades de nota, que só com um reconhecido esforço foi possível gradativamente ultrapassar.

4.2 — Realmente, para além da absoluta falta de instalações, pode, com segurança, afirmar-se que entre aquelas não se apresentaram como de somenos as atinentes à disponibilização e recrutamento de pessoal.

Com efeito, apenas mercê de grande compreensão do Ex.mo Conselheiro Presidente do Supremo Tribunal Administrativo e do Ex.mo Director-Geral dos Serviços Judiciários foi possível obter a colaboração de duas Sr." Funcionárias, que nesta Comissão se encontram agora