0436 | II Série C - Número 036 | 29 de Março de 2003

5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Autenticidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DSAF atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização

Compete ao AHP a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.

Artigo 13.º
Entrada em vigor

Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação.

Anexo I

Tabela de avaliação e selecção da
Direcção de Serviços Administrativos e Financeiros

Á. TEMÁTICO-FUNCIONAL Nº REF. SÉRIES/SUB-SÉRIES FASE ACTIVA F. SEMI-ACTIVA DF OBS

Regulamentação
e
Organização
Concursos / Avisos

Actas do CA

Relatórios de actividade

Planos de actividade
1

1

3

3
-

-

-

-
E

E

C

C

Expediente Geral

Registo de correspondência recebida e expedida (1)

Protocolo de entrega de documentação
/Expedida
/Recebida

Pedidos de visita à AR

Comunicações relativas aos serviços dos motoristas

Encargos com telefones móveis 2

6 m
6 m

6 m

1

1 -

-
-

-

-

- C

E
E

E

E

E (1) Em suporte magnético

Auditorias

Auditoria do Tribunal de Contas à Conta de Gerência
4

3
E

Correspondência Correspondência recebida e expedida
/Diversos serviços da AR
/Partidos Políticos
/Parlamentos Europeus
/Conselho de Acompanhamento dos Julgados de Paz

2

2

E

Cooperação
Cooperação com os PALOP

3
-
E

(1) Fase de arquivo corrente. Datar em meses ou anos o tempo que o documento se deve manter junto dos serviços produtores.
(2) Fase de arquivo intermédio. Datar em meses ou anos o tempo que se deve manter os documentos antes da sua eliminação ou da sua passagem a arquivo definitivo (histórico).
(3) Indicar o destino final da documentação. E para eliminação; C para conservação permanente; A se se pretender uma conservação por amostragem.

Anexo II

Auto de entrega

Aos .................. dias do mês de .................... de ............, no ..............................1 perante ...............................................2 e ............................................................3, procedeu-se à ........................................4 da documentação proveniente de ...........................................5 conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ...........................................6 e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.

..................................... , .......... de ............................de ...................

O representante de.......................................................................7: ..................................8

O representante de ...................................................................9 : ...................................10

1 Designação da entidade destinatária
2 Nome e cargo do responsável da entidade remetente
3 Nome e cargo do responsável da entidade destinatária
4 Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
5 Designação da entidade remetente
6 Designação da entidade destinatária
7 Designação da entidade remetente
8 Assinatura do responsável da entidade remetente
9 Designação da entidade destinatária
10 Assinatura do responsável da entidade destinatária

Anexo III

Auto de eliminação

Aos................ dias do mês de ................................ de ........................, no ..................1, na presença dos abaixo assinados, procedeu-se à inutilização por .................................2, de acordo com o ..........................................3, e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir identificados:

Serviço Produtor ____________________________________________________

Título da série/sub-série: ______________________________________________

Datas extremas: _____________________

Nº e tipo de unidades de instalação: _____________________________________