0003 | II Série C - Número 001 | 20 de Setembro de 2003

Considerando ainda que uma maior visualização da Assembleia da República no exterior passa também por projectos de interacção possível entre a história e a actualidade;
Considerando a experiência de realização deste tipo de visitas ao Parlamento já adquirida também no âmbito das Jornadas Europeias do Património, determino:

- A abertura do Palácio de São Bento durante todo o ano para a realização de visitas guiadas ao público em geral.
- As visitas terão lugar um sábado por mês, no período da tarde, com início no final do próximo mês de Outubro, em horário a divulgar amplamente.
- A Secretária-Geral designará os serviços e os funcionários parlamentares a envolver neste projecto e promoverá todas as acções que se revelem necessárias.

Assembleia da República, 16 de Setembro de 2003. - O Presidente da Assembleia da República, João Bosco Mota Amaral

Despacho n.º 82/IX
Regulamento Geral do Arquivo Histórico Parlamentar

Ao abrigo do n.º 1 do artigo 13.º do Regimento da Assembleia da República e obtido o parecer favorável do Conselho de Administração, nos termos da alínea g) do artigo 15.º da Lei de Organização e Funcionamento dos Serviços da Assembleia da República, aprovo o Regulamento Geral do Arquivo Histórico Parlamentar anexo a este despacho e que dele faz parte integrante.
Publique-se na 2.ª Série do Diário da Assembleia da República.

Assembleia da República, 18 de Setembro de 2003. - O Presidente da Assembleia da República, João Bosco Mota Amaral.

Anexo

Direcção de Serviços de Documentação e Informação
Arquivo Histórico Parlamentar

Regulamento Geral do AHP

Capítulo I

1 - O AHP é constituído pela documentação do fundo histórico e documentação administrativa dos Serviços da Assembleia da República, independentemente do seu suporte.
2 - A documentação do fundo histórico corresponde ao período de 1820 a 1991 (fim da V Legislatura). Este fundo está em crescimento, conforme a documentação, de acordo com os prazos estipulados nos Regulamentos de Arquivo de cada serviço, passam de Arquivo Intermédio para Arquivo Definitivo (ou Histórico).
3 - A documentação administrativa é produzida pelos serviços e remetida para Arquivo Intermédio passados os prazos da fase activa (Arquivo Corrente) e para o Arquivo Histórico terminados os prazos da fase semi-activa (Arquivo Intermédio).

Capítulo II
Remessas

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado no regulamento do arquivo, caso exista, ou de acordo com o estipulado pelo serviço produtor, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que cada serviço vier a determinar e com o calendário estabelecido em conjunto com o AHP.
3 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com o regulamento de arquivo, devidamente autorizado em Conselho de Administração, ou na sua falta, com base num relatório de avaliação elaborado pelo AHP, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
4 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

5 - As remessas dos documentos devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de uma guia de remessa, elaborada pelo serviço produtor da documentação. Poderá ser elaborada electronicamente e enviada em disquete ou por e-mail (manuela.magalhaes@ar.parlamento.pt), para o AHP.
Esta guia será conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, após o que será elaborada uma guia definitiva, a qual será de conservação permanente e utilizada no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição e recuperação documental.
b) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova (anexo 1), feito em duplicado, sendo um original para o serviço produtor e outro para o AHP;
c) O auto de entrega deverá ter em anexo a guia de remessa definitiva (anexo 2) destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo (serviço remetente e AHP);
d) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;

6 - A documentação é remetida ao arquivo nas seguintes condições:

a) Em livro encadernado, devidamente identificado e numerado;
b) Em caixas de arquivo normalizadas e fornecidas pelo AHP, devidamente numeradas e identificadas;
c) Em dossiers devidamente identificados.

7 - O AHP deverá dar todas as orientações relativas ao preenchimento das guias de remessa e acondicionamento da documentação.