0005 | II Série C - Número 001 | 20 de Setembro de 2003

Capítulo VI
Documentos fotográficos

1 - Os documentos fotográficos são documentos de arquivo, dado serem produzidos ou adquiridos no âmbito da actividade dos serviços, e como tal, deverão ser enviados ao AHP, quando deixam de ter utilidade corrente para o serviço.
2 - Qualquer serviço pode remeter fotografias para o AHP, em suporte tradicional (negativo/positivo) ou em suporte digital, sendo preenchida a guia de remessa (anexo 7).
3 - Qualquer serviço pode requisitar fotografias, mediante o preenchimento da ficha em anexo (anexo 8).
4 - O AHP reserva-se no direito de fornecer cópias digitalizadas das fotografias, em vez dos originais, por motivos de conservação dos suportes.

Capítulo VII
Documentos audiovisuais

1 - Os documentos audiovisuais são documentos de arquivo, dado serem produzidos ou adquiridos no âmbito da actividade dos serviços, e como tal, deverão ser enviados ao AHP, quando deixam de ter utilidade corrente para o serviço.
2 - A remessa dos documentos audiovisuais far-se-à acompanhada da guia de remessa (anexo 9).
3 - A requisição de documentos audiovisuais só poderá ser feita pelos serviços produtores.
4 - O AHP será responsável pelo fornecimento de cópias, quando solicitadas, mediante o preenchimento da requisição em anexo (anexo 10).

Capítulo VIII
Comissões de inquérito

1 - A documentação das comissões de inquérito é confidencial apenas podendo ser consultada com autorização expressa do Presidente da Assembleia da República, sobre ofício a ele dirigido.
2 - A documentação das comissões de inquérito está sujeita ao estipulado no Regime Jurídico das Comissões de Inquérito.

Capítulo IX
Acesso

Para o cumprimento das regras de acesso à documentação existente no AHP, deverá ser aplicada a Lei de Acesso aos Documentos Administrativos (Lei n.º 65/93, de 26 de Agosto), Lei da Protecção dos Dados Pessoais (Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro) e a lei que estabelece o Regime Geral dos Arquivos (Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro).

Capítulo X
Pessoal

Todo o pessoal do AHP está sujeito ao sigilo profissional, não podendo dar informações sobre o conteúdo da documentação que se encontra à sua guarda, excepto quando solicitado e de acordo com as regras acima estipuladas.

Anexo 1

Auto de entrega

Aos .................. dias do mês de .................. de .........., no ..............................( ) perante ...............................................( ) e ............................................................( ), procedeu-se à .........................................( ) da documentação proveniente de ...........................................( ) conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob a custódia de ...........................................( ) e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.

..................................... , .......... de ............................de ...................

O representante de........................................( ) : ..................................( )

O representante de ........................................( ) : ...................................( )

(1) Designação da entidade destinatária
(2) Nome e cargo do responsável da entidade remetente
(3) Nome e cargo do responsável da entidade destinatária
(4) Natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
(5) Designação da entidade remetente
(6) Designação da entidade destinatária
(7) Designação da entidade remetente
(8) Assinatura do responsável da entidade remetente
(9) Designação da entidade destinatária
(10) Assinatura do responsável da entidade destinatária

Anexo 2

Arquivo intermédio
Guia de remessa

Serviço Produtor: N.º

Legislatura: Data:

UI(1) Descrição Nº UI AC(2) Observações Localização no AHP

(1) Unidade de instalação (livro, caixa, pasta)
(2) Âmbito cronológico