0004 | II Série C - Número 001 | 20 de Setembro de 2003

8 - O AHP deverá conferir toda a documentação que recebe, de acordo com a guia de remessa, notificando os serviços de qualquer falha.
9 - O AHP deverá fazer a gestão da documentação conservada nos seus depósitos.

Capítulo III
Avaliação, selecção e eliminação de documentos

1 - Os regulamentos de arquivo são elaborados tendo em conta a documentação corrente de cada serviço e deles constam, quer os prazos de conservação dos documentos em Arquivo Corrente e Arquivo Intermédio quer a determinação do seu destino final, isto é, se são para eliminar ou para conservar permanentemente.
2 - Cada serviço terá, de acordo com o regulamento, de proceder à selecção e eliminação dos documentos, antes de os remeter para Arquivo Intermédio, preenchendo o Auto de Eliminação, elaborado em duplicado, o qual será de conservação permanente, remetendo-se um original ao AHP.
3 - O AHP procederá à eliminação dos documentos findos os prazos de conservação em Arquivo Intermédio, preenchendo também o Auto de Eliminação, elaborado em duplicado, o qual será assinado pelo seu responsável e pelo responsável do serviço produtor da documentação.
4 - Nos casos previstos pelos regulamentos, de substituição de suporte, o AHP encarregar-se-à da sua microfilmagem e controlo de qualidade das bobines.
5 - Para a documentação que não possui regulamento, o AHP deverá efectuar Relatórios de Avaliação e Selecção de Documentos, determinando os prazos de conservação dos documentos em Arquivo Intermédio e o seu destino final. Este relatório terá o parecer do serviço produtor da documentação e será aprovado pelo Conselho de Administração. Os documentos de conservação permanente passarão para o Arquivo Histórico e deverá proceder-se à destruição dos documentos considerados de eliminação, elaborando-se o Auto de Eliminação, em duplicado, o qual será assinado pelo responsável do AHP e o responsável pelo serviço produtor da documentação.

Capítulo IV
Empréstimos

A documentação do Arquivo Histórico apenas pode sair do AHP para exposições e mediante autorização da Secretária-Geral.

1 - A leitura dos documentos de Arquivo Histórico, rege-se pelo Regulamento Geral de Leitura do AHP (anexo 3).

a) A documentação de Arquivo Intermédio pertencente ao Gabinete do Presidente, Gabinete da Secretária-Geral, Assessor Jurídico, e ainda DRHA - Processos Individuais de Pessoal e Processos de Concurso, tem empréstimo condicionado.
b) Caso algum serviço queira obter informação, fotocópias ou empréstimo de documentação produzida por aqueles serviços, deverá esse pedido ser preenchido de acordo com a ficha em anexo (anexo 4), devidamente autorizada, quer pela chefia do serviço que solicita quer pelo responsável do AHP. Esses pedidos serão analisados caso a caso, de acordo com a confidencialidade e restrições existentes. O serviço requisitante deverá informar sobre o motivo da consulta;
c) Cada serviço poderá efectuar o seu pedido por telefone, por fax, por NSI, por e-mail ou pela Intranet, o qual será visionado pelo responsável pelo AHP;
d) O AHP deverá preencher a ficha de requisição, modelo definido em anexo (anexo 4), em todos os seus campos, para melhor se poder efectuar o controlo do empréstimo;
e) Caso o pedido seja efectuado pela Intranet a requisição é elaborada pelo serviço que requisita devendo o AHP completar os campos necessários;
f) Cada requisição deve dizer respeito apenas a uma unidade arquivística: processo, documento;
g) O serviço que requisita terá de vir buscar a documentação ao AHP;
h) O serviço deverá devolver a documentação conforme foi requisitada, não devendo acrescentar ou retirar nenhum documento;
i) Nenhum funcionário de um serviço que não do AHP, poderá consultar documentação nos depósitos do AHP;
j) Sempre que necessário poderão ser pedidas fotocópias da documentação;
k) Nenhum funcionário da Assembleia da República poderá consultar documentação do AHP, a nível particular, sem cumprir os requisitos estipulados no Regulamento Geral de Leitura do AHP.
l) Logo que a consulta seja efectuada e os documentos não sejam necessários, deverá o serviço requisitante devolver a documentação ao AHP;
m) No AHP deverá ser completada a ficha de requisição nos campos relativos à devolução.

Capítulo V
Documentos electrónicos

1 - São considerados documentos electrónicos todos os registos feitos por meios informáticos (ex. registos de correspondência, de requisições ou outros), ficheiros informáticos e bases de dados.
2 - Os documentos electrónicos são documentos de arquivo, dado serem produzidos no âmbito da actividade dos serviços, permitindo fazer a recuperação da informação dos documentos em suporte papel, que são enviados ao AHP e como tal deverão também eles serem enviados ao AHP, quando deixam de ter utilidade corrente para os serviços.
3 - Estes documentos electrónicos deverão ser remetidos ao arquivo em suporte disquete, CD-ROM, ou outro, juntamente com a documentação em papel a que dizem respeito.
4 - Deverá ser preenchida a guia de remessa, cujo modelo se anexa (anexo 5).
5 - A guia de remessa deverá ser elaborada electronicamente e ser mandada para o AHP, por e-mail (manuela.magalhaes@ar.parlamento.pt), ou disquete.
6 - No AHP, após a confirmação do conteúdo do suporte enviado será acrescentada a sua localização. A guia impressa ficará em anexo ao Auto de entrega (anexo 1), assinado pelos responsáveis, respectivamente do serviço produtor e do AHP. Este Auto é assinado em duplicado, ficando um para o serviço produtor e outro para o AHP com as guias respectivas.
7 - Qualquer serviço pode requisitar informação existente nos documentos electrónicos já no AHP, mediante o preenchimento da ficha em anexo (anexo 6).