0496 | II Série C - Número 030 | 12 de Junho de 2004

PRESIDENTE DA ASSEMBLEIA DA REPÚBLICA

Despacho n.º 137/IX - Regulamento Arquivístico da Divisão de Gestão Financeira

Ao abrigo do n.º 1 do artigo 13.º do Regimento da Assembleia da República e obtido o parecer favorável do Conselho de Administração, nos termos da alínea g) do n.º 1 do artigo 15.º da Lei de Organização e Funcionamento dos Serviços da Assembleia da República, aprovo o Regulamento Arquivístico da Divisão de Gestão Financeira.

Publique-se na 2.ª Série do Diário da Assembleia da República.

Assembleia da República, 2 de Junho de 2004. - O Presidente da Assembleia da República, João Bosco Mota Amaral.

Anexo

Direcção de Serviços de Documentação, Informação e Comunicação

Arquivo Histórico-Parlamentar

Regulamento de Arquivo da Divisão de Gestão Financeira

Artigo 1.º
Âmbito de aplicação

O presente regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e competências, pela Divisão de Gestão Financeira, adiante designada por DGF.

Artigo 2.º
Avaliação

1 - O processo de avaliação dos documentos do arquivo da DGF tem por objectivo a determinação do seu valor para efeito da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação em fase activa e semi-activa.
2 - É da responsabilidade da DGF a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semi-activa.
3 - Os prazos de conservação são os que constam da tabela de selecção, anexo 1 do presente regulamento.
4 - Os referidos prazos de conservação são contados a partir da data final dos processos, dos documentos integrados em colecção, dos registos ou da constituição dos dossiers.
5 - Cabe ao Arquivo Histórico Parlamentar, adiante designado por AHP, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da DGF.

Artigo 3.º
Selecção

1 - A selecção dos documentos a conservar permanentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo AHP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
2 - Os documentos aos quais for reconhecido valor arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte original, excepto nos casos cuja substituição seja previamente autorizada nos termos do n.º 4 do artigo 10.º.

Artigo 4.º
Tabela de selecção

1 - A tabela de selecção consigna e sintetiza as disposições relativas à avaliação documental.
2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DGF vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo 2 ao presente regulamento.

Artigo 8.º
Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.