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0497 | II Série C - Número 030 | 12 de Junho de 2004

 

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.

2 - O modelo consta do anexo 3 ao presente regulamento.

Artigo 10.º
Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.

2.1. Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:
- identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
- local e data de execução da transferência;
- assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do artigo 3.º só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do AHP.
5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Autenticidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da DGF atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 12.º
Fiscalização

Compete ao AHP a inspecção sobre a execução do disposto no presente regulamento.

Artigo 13.º
Entrada em vigor

Este regulamento entra em vigor logo após a sua aprovação.