Relatório de atividades de 2014 70/116

3.4.6 Sistemas de informação e infraestrutura tecnológica

No que concerne aos sistemas de informação da ERSAR merece referência a existência de um Portal interno que para além de agregar um sistema de gestão documental e de processos é igualmente constituído por um conjunto amplo de módulos operacionais relacionados com as atividades regulatórias da ERSAR que agilizam o acesso à informação mantendo todas as características de segurança e incorruptibilidade dos dados informáticos.

Este Portal constitui a ferramenta tecnológica essencial da atividade da ERSAR sendo desenvolvido em permanência numa lógica de fábrica de software, o que garante uma flexibilidade de adaptação às necessidades das diversas unidades orgânicas numa lógica holística e integrada. Este é um recurso que, do ponto de vista da verificação do cumprimento de objetivos e do desempenho, torna as fontes de verificação fácil e rapidamente auditáveis reduzindo, de modo significativo, o risco da ação humana.

Vários processos e ciclos regulatórios que têm por objetivo a recolha, validação e monitorização do comportamento das entidades gestoras são neste momento geridos através de aplicações especificamente desenvolvidas no seio do Portal ERSAR, que conta já com cerca de três dezenas de aplicações informáticas. As principais aplicações que se destinam à recolha de informação junto das entidades gestoras integram neste momento os seguintes módulos (ordenados pela data de disponibilização externa):

 Módulo Taxas ERSAR, que é usado para a recolha de informação junto das entidades gestoras sobre os volumes de atividade, com vista à cobrança de taxas de regulação. Este módulo permite também a emissão automática dos documentos financeiros para cobrança às entidades gestoras;

 Módulo Qualidade da água, que inclui a gestão dos PCQA, a gestão de exceções (dispensas, isenções e redução de frequências), o reporte de incumprimentos, e a recolha de dados da qualidade da água;

 Módulo Qualidade do serviço, usado para o reporte de dados com vista ao apuramento de indicadores de qualidade do serviço. É também utilizado pelos auditores externos para suporte à realização das auditorias a cada uma das entidades gestoras;

 Módulo Regulação Económica, que inclui diversas ferramentas para a gestão da informação tarifária e para o reporte de contas das entidades gestoras;

 Módulo Reclamações, que possibilita o reporte e a gestão informatizada das reclamações formuladas pelos utilizadores às entidades gestoras.

O Portal funciona, assim, como ambiente de trabalho diário de todos os colaboradores e dirigentes, não só para os processos operacionais de relacionamento com as entidades gestoras, mas também para a gestão e circulação interna da informação. Efetivamente, é no Portal ERSAR que se visualizam os documentos entrados e se produzem os documentos para saída da ERSAR, bem como todos aqueles que sejam internos (informações, notas técnicas, notas internas, memorandos, ofícios, atas de reuniões, entre outros). A circulação de documentos internamente é feita através do Portal, aí ficando registado o respetivo histórico (registo das ações sobre os documentos com informação do autor e do momento temporal da ação), sendo possível em muitos casos, a desmaterialização dos procedimentos. A existência e utilização deste sistema acarretam vantagens que passam, desde logo, pela desmaterialização, quase total, dos documentos, e pelo grau de exatidão e uniformização dos procedimentos, que, dentro da organização são do conhecimento generalizado, facilitando, também, o arquivo e o acesso à informação que resulta dos mecanismos de procura associados ao sistema.

O desenvolvimento do Portal ERSAR funciona num regime de “fábrica de software”, o que exige por parte da ERSAR uma gestão mais robusta e cuidada. O Portal ERSAR tem vindo a ser desenvolvido numa lógica incremental, de modo a permitir a gestão

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