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II SÉRIE-C — NÚMERO 23

ni PARTE Decisões da Comissão

1 — Autorizações Autorização n.° 50/95

A E..., sociedade mútua de seguros, veio requerer autorização para funcionamento dos ficheiros de sinistrados beneficiários daquela instituição.

As mútuas revestem a forma de cooperativa de responsabilidade limitada, sendo constituídas por pessoas singulares e colectivas que, exercendo a mesma actividade produtiva ou profissional, pretendem garantir a cobertura dos riscos directamente decorrentes do exercício dessa actividade (artigo 20.°, n.M 1 e 2, do Decreto-Lei n.° 188/84, de 5 de Junho). As mútuas, fundadas com base num interesse específico, cuja finalidade é a protecção de riscos que decorrem do exercício de determinada função ou actividade, têm intervenção limitada no ramo segurador. Designadamente, está vedada às mútuas a exploração do ramo «Vida» e a celebração de contratos de seguro a não membros (n.° 3 do artigo 20." do citado diploma legal). Quanto ao resto, aplicam-se as demais normas que regem a actividade seguradora.

É neste âmbito que são geridos pela entidade requerente os ficheiros informatizados.

De acordo com a declaração entregue e as informações prestadas, verifica-se que são geridos os seguintes ficheiros cuja criação, independente das necessidades de gestão, resulta das normas gerais aplicáveis a toda a actividade seguradora:

Ficheiro de pessoas seguras; Ficheiro de sinistrados; Ficheiro de processos graves.

A finalidade dos ficheiros é a seguinte:

Pessoas seguras — gerir a base de dados respeitante

a todos os segurados da mútua; Sinistrados — gestão das participações de acidente e

dos sinistrados; Processos graves — inclui as pessoas com direito a

pensão.

No caso do primeiro ficheiro, são registados informáticamente o nome, morada, telefone, número de contribuinte, data de nascimento, carteira profissional, profissão, estado civil, salário mensal e rendimento ilíquido.

O ficheiro dos sinistrados é retirado da declaração de acidentes de trabalho, onde, para além dos dados nominais, são recolhidos os dados do acidente, as circunstâncias do acidente e os detalhes da lesão. Não são tratados informáticamente os campos respeitantes a dados do acidente, com excepção da data, o tipo e ambiente de trabalho e as circunstâncias do acidente.

Neste caso e para o cálculo das pensões são ainda recolhidos em suporte papel os boletins de exame e de alta, assinados por médico, cujos dados não têm registo informático.

Quanto aos dados de saúde, é apenas registada a incapacidade resultante de determinado acidente, ou seja, a percentagem, a natureza da lesão e a parte do corpo atingida, sendo registados através de uma codificação-tipo, numérica, comum a todas as companhias de seguros, ele-

mentos que são comunicados, em circunstâncias determinadas, aos tribunais do trabalho.

O ficheiro de processos graves trata o nome, morada e valor da pensão mensal.

Quanto ao mais, verifica-se que importa definir com maior rigor o tempo de conservação de dados pessoais e a adequação dos impressos de recolha de dados ao abrigo do disposto no artigo 22." da Lei n.° 10/91, de 29 de Abril.

Outra questão decorre da obrigação legal de tratamento do tipo de lesão mesmo que codificado e da sua comunicação. Nos termos do Decreto n.° 360/71, de 21 de Agosto, as entidades patronais que tenham transferido a responsabilidade em acidentes de trabalho devem participar à entidade seguradora a ocorrência do acidente — artigo 15.° do decreto citado. Quanto à comunicação, as entidades seguradores devem comunicar a ocorrência do acidente ao tribunal do trabalho sempre que ocorra incapacidade permanente ou morte (artigo 18.° do decreto). Nestes casos, o tratamento informático e a comunicação resultam directamente de obrigação legal.

Em todos os outros casos o titular deve prestar o seu consentimento, devendo a empresa empregadora ou a empresa seguradora obter, no momento do contrato ou da inscrição na mútua, a necessária autorização do titular.

Nos casos extremos de impossibilidade de manifestação de vontade do titular, funcionará o disposto no artigo 17.°, n.° 2, quando o tratamento automatizado se destinar a defesa de interesse vital da pessoa.

Assim:

1) Responsável: E..., sede em...;

2) Características: sistema central;

3) Finalidade: gestão dos segurados, acidentes de trabalho e processos graves (pensões);

4) Serviços encarregados do processamento da informação: departamento de informática da empresa;

5) Dados pessoais registados: nome, morada, telefone, fax, data de nascimento, número de con-tribuin-te, profissão, estado civil, carteira profissional, incapacidade resultante de acidente (tipo), por meio de codificação, data do acidente, data da alta, rendimento ilíquido e mensal, nome da pessoa beneficiária da pensão, respectiva morada e montante desta;

6) Fundamento da recolha de dados: obrigação legal e contratual;

7) Recolha directa e indirecta: por comunicação dos segurados oú indirecta através dos boletins de participação de acidente;

8) Forma de actualização dos dados: por comunicação dos segurados ou através dos boletins de exame ou de alta;

9) Há comunicação de dados aos trjbunais do trabalho, nos casos previstos no Decreto n.° 360/71, de 21 de Agosto;

10) Não há relacionamento da informação;

11) Não há fluxos transfronteiras de dados;

12) Medidas de segurança: cópias de back-up;

13) Tempo de conservação: 25 anos, sem prejuízo do cumprimento das obrigações legais ou contratuais;

14) Pessoas com acesso directo à informação: funcionários dos acidentes de trabalho e de informática;

15) Formas e condições de acesso e rectificação por parte das pessoas: directamente nas instalações da mútua.