20 DE JULHO DE 1996

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necessariamente, clientes da E... Os dados pessoais e patrimoniais utilizados são os que constam da E... Por isso, «toda a movimentação destes fundos de participação é controlada dentro do sistema informático da E..., dispo-nibilizando-se àquelas empresas o acesso directo ao sistema de clientes, no que respeita aos dados co-relacionados com estes produtos» (cf. o pedido de autorização). A CNPDPI considera compatível com a finalidade da recolha a utilização por aquelas empresas, nos termos anteriormente expressos.

Empresa B...: A E... comercializa produtos B... nos seus balcões, justificando a «partilha da informação» em face dos objectivos de prevenção do «risco nas obrigações crediticias». Pretende-se a disponibilização à B..., em modo de consulta, da «informação do sistema de clientes referida no anexo vrn».

O fundamento legal da utilização desta informação resulta do disposto no artigo 83.° do Decreto-Lei n.° 298/ 92, de 31 de Dezembro, que permite às instituições de crédito a organização, sob regime de segredo, de «um sistema de informações recíprocas com o fim de garantir a segurança das operações».

A CNPDPI considera compatível com a finalidade da recolha a consulta pela B... da referida informação, tendo em vista a minimização dos riscos da actividade e a garantía de segurança das operações realizadas ou a realizar. Porém, não será possível o acesso à informação relativa à identificação de eventuais «processos-crime pendentes» (enquadráveis no conceito de «suspeitas de actividades ilícitas» e constantes do ficheiro OBCT0083 — anexo ao quadro n.° 4 do formulário) em que a E... seja interveniente ou interessada e que resultem das relações contratuais entre a E... e õ cliente.

C... Não há acesso directo por parte da C...

Informa a E... que «são remetidos diariamente para a C... ficheiros organizados pela comercialização de produtos (seguros) desta empresa aos balcões da E...». Neste caso, são os funcionários da E... que procedem à recolha de dados a fim de serem enviados e tratados pela C... Esta. questão enquadra-se no contexto da actividade desenvolvida por parte das instituições de crédito, as quais, nos termos do artigo 4.°, alínea n), do Decreto-Lei n.° 298/92, podem «comercializar contratos de seguro». Tanto o regime jurídico da E... (artigo...) como os seus estatutos (em anexo a esse diploma — artigo 4.°) viabilizam o exercício desta actividade, não cabendo no âmbito das competências da CNPDPI questionar esses procedimentos.

Porém, a informação recolhida para comercialização dos produtos da C... não pode ser integrada nos ficheiros da E..., sob pena de violação do princípio da finalidade (cf. os artigos 12.°, n.05 1 e 3, 13.°, n.° 1, e 15." da Lei n.° 10/91). Efectivamente, a informação é recolhida para uma finalidade específica — a realização de um contrato de seguro com uma empresa (a C.) — e não podem ser utilizados para finalidades diferentes daquelas que determinaram a recolha.

5 — A E... declara que os dados são conservados «enquanto mantiverem utilidade».

A Lei n.° 10/91, de 29 de Abril, estabelece a necessidade de fixar o tempo de conservação dos dados [artigo 18.°, alínea /)], impondo a destruição dos dados depois 3e decorrido o prazo de conservação autorizado (artigo 23.°).

A Convenção n.° 108, ratificada pelo Decreto do Presidente da República n.a 21/93, de 9 de Julho, aponta para um período de conservação «que não exceda o tempo necessário às finalidades determinantes do seu registo» [artigo 5°, alínea e)]. •

A CNPDPI tem tido um entendimento uniforme sobre esta matéria (entre muitos vejam-se as autorizações n.03 29/ 95 e 30/95).

Em síntese, tem entendido que:

O tempo de conservação deve ser norteado pelos princípios da finalidade e pertinência, sendo ajustado considerar como início da contagem a cessação da relação contratual estabelecida;

Não havendo norma específica para a conservação de documentos na legislação bancária, deverá ser aplicável o regime estabelecido no artigo 40.° do Código Comercial, que refere expressamente o seguinte:

Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos.

Em conclusão, entende que o prazo de conservação será pelo tempo necessário às finalidades determinantes do registo e pelo período de 10 anos sobre o termo da relação contratual, admitindo-se a possibilidade de conservação enquanto subsistirem obrigações decorrentes da relação contratual.

6 — É recolhida, em alguns impressos, informação relativa à identificação, situação profissional e patrimonial do cônjuge.

Em relação à recolha de dados relativos ao cônjuge, são aplicáveis os princípios gerais constantes da Lei n.° 10/ 91. Assim, o tratamentoautomatizado deve ser do conhecimento da pessoa a quem dizem respeito os dados [artigos 13.°, n.° 1, e 22.', n.° 1, alínea a)], a qual deve ter conhecimento da finalidade a que se destinam antes do início da recolha (artigo 12.°, n.° 3) e os destinatários da informação [artigo 22.°, n.° 1, alínea d)].

Assim, no impresso de recolha deve ser obtido o consentimento do cônjuge para tratamento dos dados que lhe dizem respeito.

Em face do exposto, a Comissão Nacional de Protecção de Dados Pessoais Informatizados delibera autorizar, nos termos dos artigos 8.°, n.° 1, alínea b), 17.°, n.° 2, e 18.° da Lei n.° 10/91, na redacção introduzida pela Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto, a manutenção do ficheiro automatizado nos seguintes termos:

1) Responsável: E..., com sede...;

2) Características:

Sistema central (mainframe); Sistema de gestão de base de dados e linguagem de programação.

Aplicações:

Sistema de clientes: informação fixa de cliente, nome de clientes particulares, documento de identificação, moradas, apontes e protestos, falências, acções judiciais, cheques, pacto social, bens imóveis, ónus de bens imóveis, bens móveis;

Dados patrimoniais: crédito à economia, crédito à habitação, riscos de crédito, depósitos, tirulos è participações, cartões de crédito e dé-6i'to;