20 DE JULHO DE 1996

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9 — Verifica-se que os documentos que servem de base à recolha de dados não satisfazem as exigências constantes do artigo 22.', n.° 1, da Lei n.° 10/91. O A... informa que está em curso o processo de reformulação dos impressos, apresentando — no anexo n.° 3 — as «cláusulas a inserir nos impressos».

A formulação apresentada é omissa em relação ao «direito de acesso» e à recolha de dados junto de «entidades externas».

Assim, sugere-se a seguinte formulação:

Os dados recolhidos são processados automaticamente e destinam-se à utilização nas relações comerciais com o A... Estão assinalados os dados de fornecimento facultativo, sendo a sua omissão, inexactidão e falsidade da responsabilidade do cliente. Os interessados podem aceder à informação a seu respeito, solicitando a sua correcção, aditamento ou eliminação mediante contacto pessoal ou por escrito junto dos balcões do A...

Autorizo a recolha de dados junto de repartições públicas ou empresas especializadas para a confirmação dos dados e a obtenção dos elementos necessários à relação contratual.

Em face do exposto, a Comissão Nacional de Protecção de Dados Pessoais Informatizados delibera autorizar, nos termos dos artigos 8.°, n.° 1, alínea b), 17.°, n.° 2, e 18.° da Lei n.° 10/91, na redacção introduzida pela Lei n." 28/94, de 28 de Agosto, a manutenção do ficheiro automatizado, nos seguintes termos:

\) Responsável: banco A..., com sede na R...;

2) Características:

Sistema central (mainframe), sistema departamental e computadores isolados e em rede; Sistema de gestão de base de dados e linguagem de programação.

Aplicações: as especificadas no anexo i. Finalidade: suporte ao exercício da actividade do A..., em especial no domínio operacional, segurança, comercial e ajuda à decisão;

3) Serviços encarregados do processamento da infor-„ mação: toda a informação é processada internamente;

4) Dados pessoais contidos em cada registo: os dados indicados no anexo n;

5) Recolha de dados: consentimento dos titulares e para cumprimento de obrigações legais e contratuais;

6) Recolha:

Directa — pessoal e por impresso;

Indirecta— junto de empresa especializada

(deve ser obtido o consentimento do titular,

nos termos referidos); ,

7) Actualização: igual ao n.° 6);

8) Há comunicação de dados ao Banco de Portugal, DGCI e tribunais (nos termos da legislação em , vigor).

As empresas do grupo acedem à informação na estrita medida em que se revele necessária ao suporte do próprio negócio. É estabelecido protocolo

prévio com o A..., o qual «condiciona sempre o acesso a quaisquer dados à prévia obtenção de autorização escrita do cliente, com expressa referência aos dados que poderão ser acedidos». Empresas a quem pode ser concedido o acesso: Banco...;

9) Há comparações, interconexão ou inter-relaciona-mento da informação. Relacionamento «exclusivamente interno» com a identificação do cliente;

10) Há fluxos transfronteiras de dados para a França, Espanha, Inglaterra^ Angola, Moçambique, Estados Unidos da América e Brasil;

11) Medidas de segurança: as indicadas nos n." 1), 2), 3), 4) e 5);

12) Tempo de conservação: o prazo de conservação será pelo tempo necessário às finalidades determinantes do registo e pelo período de 10 anos sobre o termo da relação contratual, admitindo-se a possibilidade de conservação enquanto subsistirem obrigações decorrentes da relação contratual. Devem ser eliminadas as referências a cheques logo que cesse o período de rescisão (artigo 1.° do Decreto-Lei n.° 454/91), logo que haja remoção da listagem (artigo 4.°), desde que cesse o período de interdição judicial de uso de cheque ou se verifique a reabilitação (artigo 12.°, n.OT 1, 6 e 10). Poderá ser guardada informação que permita, para os efeitos do artigo 1.°, n.° 6, do Decreto-Lei n.° 454/91, concluir se se trata ou não de «primeira rescisão»;

13) Pessoas com acesso directo à informação: empregados credenciados em função da actividade exercida e do grau de acesso definido;

14) Formas e condições de acesso e rectificação por parte das pessoas: sempre que o solicitem junto dos balcões da empresa ou através de solicitação escrita.

Em conclusão:

d) É autorizado o tratamento automatizado nos termos e condições que antecedem;

b) Em face do pedido de autorização formulado, a Comissão Nacional de Protecção de Dados Pessoais Informatizados autoriza o tratamento das ocorrências relativas a cheques e contumácia.

Quanto às condenações em processo-crime e suspeita de actividades ilícitas, verifica-se que não é solicitada autorização, não podendo, por isso, ser feito qualquer tratamento (cf. o artigo 17.°, n.° 2, da Lei n.° 10/91, na redacção da Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto);

c) Os impressos de recolha de dados devem ser reformulados no prazo de seis meses, por forma a respeitarem os princípios constantes do artigo 22.°, n.° 1, da Lei n.° 10/91. Nesse prazo, deve ser enviada cópia à Comissão;

d) A informação de natureza sensível recolhida junto das «entidades externas» só pode ser tratada se houver autorização prévia do titular ou o acto de recolha resultar de cláusula contratual previamente estabelecida (cf. o artigo 17.°, n.° 2, da Lei n.° 10/ 91, na redacção da Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto).

Em relação à recolha de dados junto dessas entidades — quando tratados automaticamente —, deve o A... dar particular atenção ao cumprimento do princípio da finalidade consagrado no artigo 15." da Lei n.° 10/91;