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II SÉRIE-C — NÚMERO 23

De acordo com estes preceitos, é legítima a comunica- . ção de dados pessoais (nomeadamente de «dados sensíveis») a outras entidades desde que se verifiquem, cumulativamente, os seguintes requisitos:

A comunicação seja conhecida do titular no momento da recolha e o titular tenha dado o consentimento escrito para a sua utilização;

A sua utilização não seja incompatível com as finalidades determinantes da recolha;

Esse procedimento seja consentido pela CNPDPI no âmbito do pedido de autorização, nos termos dos artigos 17.°, n.° 2, e 18.°, alínea />, da Lei n.° 10/91.

No caso em apreço, o A... propõe-se obter a autorização escrita do cliente para a consulta da informação por parte da empresa do grupo (cf. cláusula 1.* do protocolo). Neste contexto, á CNPDPI não vê objecção à consulta da informação desde que a sua utilização não seja incompatível com as finalidades determinantes da recolha. Por isso, sugere-se o aditamento — na cláusula 7.* do protocolo— de uma referência ao cumprimento dos princípios relativos à Lei de Protecção de Dados e ao respeito pelo princípio da finalidade.

4 — Em relação ao tempo de conservação, informa o A... que em caso algum os dados se mantêm inactivos mais de 10 anos, não retendo" a informação não pertinente para além dos anos referidos.

A Lei n.° 10/91, de 29 de Abril, estabelece a necessidade de fixar o tempo de conservação dos dados [artigo 18.°, alínea i)], impondo a destruição dos dados depois de decorrido o prazo de conservação autorizado (artigo 23.°).

A Convenção n.° 108, ratificada pelo Decreto do Presidente da República n.° 21/93, de 9 de Julho, aponta para um período de conservação «que não exceda o tempo necessário às finalidades determinantes do seu registo» [artigo 5.°, alínea e)].

A CNPDPI tem tido um entendimento uniforme sobre esta matéria (entre muitos, vejam-se as autorizações n.05 29/ 95 e 30/95).

Em síntese, tem entendido que:

O tempo de conservação deve ser norteado pelos princípios da finalidade e pertinência, sendo ajustado considerar como início da contagem a cessação da relação contratual estabelecida;

Não havendo norma específica para a conservação de documentos na legislação bancária, deverá ser aplicável o regime estabelecido no artigo 40." do Código Comercial, que refere expressamente o seguinte:

Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos.

Em conclusão:

O prazo de conservação será pelo tempo necessário às fina/idades determinantes do registo e pelo período de 10 anos sobre o termo da relação contratual, admitindo-se a possibilidade de conservação enquanto subsistirem obrigações decorrentes da relação contratual;

Devem ser eliminadas as referências a cheques logo que cesse o período de rescisão (artigo 1." do Decreto-Lei n.° 454/91), logo que haja remoção da

listagem (artigo 4.°) , desde que cesse o período de interdição judicial de uso de cheque ou se verifique a reabilitação (artigo 12.°, n.™ 1, 6 e 10). Poderá ser guardada informação que permita, para os efeitos do artigo 1.°, n.° 6, do Decreto-Lei n.° 454/91, concluir se se trata ou não de «primeira rescisão».

5 — É recolhida, em alguns impressos, informação relativa à identificação, situação profissional e patrimonial do cônjuge.

Em relação à recolha de dados relativos ao cônjuge, são aplicáveis os princípios gerais constantes da Lei n.° 10/ 91. Assim, o tratamento automatizado deve ser do conhecimento da pessoa a quem dizem respeito os dados [artigos 13.°, n.° 1, e 22.°, n.° 1, alínea a)], a qual deve ter conhecimento da finalidade a que se destinam antes do início da recolha (artigo 12.°, n.° 3) e os destinatários da informação [artigo 22.°, n.° 1, alínea d)].

Assim, no impresso de recolha deve ser obtido o consentimento do cônjuge para tratamento dos dados que lhe dizem respeito.

6 — O A... transmite para o estrangeiro dados referentes aos seus clientes: Espanha, Angola, Moçambique, França, Inglaterra, Estados Unidos da América e Brasil. O fluxo transfronteiras de dados «é apenas relativo ao identificação e endereçamento».

É susceptível de transmissão a informação relativa a dados pessoais para Espanha, França e Inglaterra, nos termos do artigo 33.°, n.° 2, da Lei n.° 10/91, na redacção da Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto, uma vez que estes países são partes contratantes da Convenção de Protecção de Dados.

Em relação aos outros países, é autorizada a transmissão de dados, nos termos do artigo 33.°, n.° 3, do mesmo diploma, só podendo ser utilizados para as finalidades determinantes da recolha e devendo o A... garantir o cumprimento dos princípios de protecção estabelecidos na presente autorização e as disposições da Convenção Relativa à Protecção de Dados e da Lei n.° 10/91, na redacção introduzida pela Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto.

7 — Não se suscitam objecções às transferências de verbas entre agências de viagens e linhas aéreas. A circulação da informação resulta das exigências resultantes de um contrato e do respectivo pagamento de um serviço, sendo pertinente e legítima a circulação da informação (cf. o artigo 12.°, n.° 2).

8 — Em relação ao ficheiro A...-Vida, verifica-se que as propostas de adesão «são recolhidas através de uma transacção específica disponível aos balcões do Banco», sendo o ficheiro remetido, diariamente, à A...-Vida. O A... não retém os dados recolhidos.

Este procedimento enquadra-se no contexto da actividade desenvolvida por parte das instituições de crédito, as quais, nos termos do artigo 4.°, alínea «), do Decreto-Lei n.° 298/92, podem «comercializar contratos de seguro».

Porém, a informação recolhida para comercialização dos produtos A...-Vida não pode ser integrada nos ficheiros do A..., sob pena de violação do princípio da finalidade (cf. os artigos 12.°, n.05 1 e 3, 13.°, n.° 1, e 15.° da Lei n.° 10/91). Efectivamente, a informação é recolhida para uma finalidade específica — a realização de um contrato de seguro com uma empresa (a A...-Vida) — e não podem ser utilizados para finalidades diferentes daquelas que determinaram a recolha.