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II SÉRIE-C — NÚMERO 23

A Lei n.° 10/91, de 29 de Abril, estabelece a necessidade de fixar o tempo de conservação dos dados [artigo 18.°, alínea /)], impondo a destruição dos dados depois de decorrido o prazo de' conservação autorizada (artigo 23.°).

A Convenção n.° 108, ratificada pelo Decreto do Presidente da República n.° 21/93, de 9 de Julho, aponta para um período de conservação «que não ex*ceda o tempo necessário às finalidades determinantes do seu registo» [artigo 5.", alínea e)].

Há dados que, pela sua natureza, devem ser conservados enquanto viver a pessoa (v. g., sobre identificação civil). Porém, os dados relativos a operações financeiras (empréstimos e operações bancárias) — que têm subjacente a gestão de um contrato — não parecem estar vocacionados para uma duração superior ao tempo que exceda um «período razoável». Não parece razoável a adopção generalizada do prazo indicado porque, desde logo, não está fundamentado no princípio da necessidade ou finalidade.

O tempo de conservação deve, pois, ser norteado pelos princípios da finalidade e pertinência. É ajustado, desde logo, considerar como início da contagem a cessação da relação contratual estabelecida (que, nos empréstimos para habitação, pode atingir a ordem dos 25 anos).

Não havendo norma específica para a conservação de documentos na legislação bancária, deverá ser aplicável o regime estabelecido no artigo 40.° do Código Comercial, que refere expressamente o seguinte:

Todo o comerciante é obrigado a arquivar a correspondência e telegramas que receber, os documentos que provarem pagamentos e os livros da sua escrituração mercantil, devendo conservar tudo pelo espaço de 10 anos.

Este prazo, que antes era de 20 anos, será o prazo adequado para a conservação dos dados. Em face da actividade desenvolvida o prazo a considerar será o de 10 anos sobre a cessação da relação contratual que determinou a recolha.

Na mesma linha de pensamento, o Decreto-Lei n.° 313/ 93, de 15 de Setembro (sobre branqueamento de capitais), estabelece, no artigo 9.°, as regras de conservação de documentos. São fixados os seguintes princípios:

Obrigatoriedade de conservação da cópia ou referências dos documentos comprovativos da identificação, durante o período de cinco anos após o termo das relações com os respectivos clientes (n." I);

Conservação, pelo período de 10 anos a contar da data da execução da transacção, dos originais, cópias ou microformas e registos dessas operações, bem como das informações obtidas nos termos do artigo 8.°, n.°2(n.°2).

Em síntese, e nos termos de entendimento uniforme da CNPDPI:

O prazo de conservação será pelo tempo necessário às finalidades determinantes do-registo e pelo período de 10 anos sobre o termo da relação contratual, arJrnitindo-se a possibilidade de conservação enquanto subsistirem Obrigações decorrentes da relação contratual;

Devem ser eliminadas as referências a cheques logo que cesse o período de rescisão (artigo 1." do Decreto-Lei n.° 454/91), logo que haja remoção da listagem (artigo 4.°), desde que cesse o período de

interdição judicial de uso de cheque ou se verifique a reabilitação (artigo 12.°, n.™ 1, 6 e 10). Poderá ser guardada informação que permita, para os efeitos do artigo 1.°, n.° 6, do Decreto-Lei n.°454/ 91, concluir se se trata ou não de «primeira rescisão».

6 — O A... tem, na aplicação, alguns campos de texto livre onde são incluídas «anotações», «referências pessoais» e «relacionamentos sociais».

Em relação aos dois últimos campos, informa o A... que «já não são utilizados e que, em relação à informação armazenada, está em curso o seu expurgo definitivo, o qual ocorrerá até ao termo do presente ano civil». Em relação a estas referências, considera a Comissão, em termos gerais, excessiva e não pertinente a recolha e tratamento dos dados enunciados, nos termos do artigo 12.°, n.° 2, da Lei n.° 10/91.

Em particular, entende-se que a informação relativa aos hábitos e relacionamentos sociais do cliente se pode enquadrar no conceito de «vida privada», informação que o artigo 11.°, n.° 1, alínea a), da Lei n.° 10/91 (redacção da Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto) considera insusceptível de tratamento. Por isso, reafirma-se a necessidade de expurgar, definitivamente, esta informação.

No campo «Anotações» são registados «factos, menções ou circunstâncias pertinentes a cada relação comercial e ou relevantes para uma gestão comercial personalizada, constando do sistema a data da anotação e o respectivo auton>. A CNPDPI lembra que os dados a registar devem respeitar o princípio da pertinência (cf. o artigo 12.°, n.° 2), não podendo ser o campo aproveitado — em face da «liberdade de texto» — para registar factos susceptíveis de discriminação ou violadores da privacidade.

7 — Verifica-se que os documentos que servem de base à recolha de dados devem conter, nos termos dos fundamentos indicados, a «autorização de recolha (para tratamento) de dados pessoais junto de repartições públicas ou empresas especializadas, tendo em vista a confirmação dos dados e ou a obtenção dos elementos necessários à relação contratual».

Assim, a CNPDPI delibera autorizar, nos termos dos artigos 8.°, n.° 1, alínea è), 17.°, n.° 2, e 18.° da Lei n.° 10/91, na redacção dada pela Lei n.° 28/94, de 28 de Agosto, a manutenção do ficheiro do A...:

1) Responsável: banco A... com, sede na Rua...;

2) Características:

Sistema central (mainframe);

Sistema de gestão de base de dados e linguagem de programação.

Aplicações: as especificadas no n.°4 do formulário (identificação de entidades, moradas e contas).

Finalidade: registo, conservação, manutenção, consulta e comunicação da informação estritamente necessária à prossecução das actividades financeiras no quadro legal

vigente;

3) Serviços encarregados do processamento da informação: Direcção de Sistemas do A..., com sede na R...;

4) Dados pessoais contidos em cada registo: os indicados no n.° 7 do formulário que deu entrada na CNPDPI em 2 de Março de 1995.

Trata situação patrimonial e financeira, ocorrências relativas a cheques e contumácia;