16 DE MARÇO DE 1979

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regulamentares por que se hão-de reger a emissão do certificado de comerciante, suas alterações e substituições, os modelos respectivos e os impressos •de requerimento, e bem assim que igualmente se encontram já em fase adiantada de elaboração, e mesmo nalguns casos de discussão, diversos dos regulamentos de actividades a que alude o artigo 6.° do mesmo decreto-lei.

II — Situação do serviço de emissão do certificado de comerciante

1—Situação do serviço de certificado do comerciante antes do Decreto-Lei n.° 22/78.

Na base da legislação anteriormente em vigor (Decreto-Lei n.° 48 261, de 23 de Fevereiro de 1968) eram emitidos pela Direcção-Geral de Coordenação Comercial certificados de comerciante para as empresas em nome individual e para as sociedades, bem assim como certificados para os seus gerentes, administradores, directores, etc.

Para isso, as firmas apresentavam na Direcção--Geral um requerimento acompanhado de certos documentos comprovativos do cumprimento de prévias obrigações legais.

O processo assim constituído era objecto de uma apreciação documental, finda a qual, se a apreciação não revelasse vícios de forma, era emitido o certificado requerido.

Note-se que não havia nenhuma apreciação técnica do pedido de «comerciar».

Os elementos constantes do processo eram copiados manualmente para um ficheiro geral, classificado por ordem alfabética, para um ficheiro por actividades e para um ficheiro de gerentes, administradores, directores, etc, classificado por ordem alfabética.

Devido às vissicitudes que este serviço sofreu, ao longo trabalho anual que a emissão do certificado exige e ao reduzido quadro de pessoal de que dispunha, encontravam-se esperando emissão de certificados 50 000 processos e pendentes por falta de documentos cerca de 6000.

Os ficheiros acima referenciados, devido ao grande volume de fichas, a saber: geral, 150 000; por actividades, 220 000; de gerentes, 43 000, constituíam «ficheiros mortos», não sendo possível tirar deles análises globalizadas ou sectoriais, pouco mais servindo do que registo histórico dos processos entrados, sendo, inclusive, bastante trabalhoso e demorado registar os «abates» ao mesmo (firmas que terminavam as suas actividades, gerentes que desapareciam, etc).

Resumindo: o sistema montado podia ser considerado deficiente, pois:

a) As informações fornecidas encontravam-se de-

sactualizadas;

b) As informações não eram completas por falta

de integração;

c) As informações eram pouco concisas;

d) As informações não se apresentavam na forma

desejada;

e) As informações produzidas tinham custos ele-

vados de produção; /) As informações não eram utilizáveis, tudo se passando como se na realidade nada existisse, porque na prática se tornava impossível a sua exploração em tempo oportuno.

2 — Objectivos prosseguidos. A reformulação do serviço do certificado de comerciante.

2.1 — Introdução.

Com a entrada em vigor dos novos decretos-Lei, pretende-se deixar de fazer meras apreciações burocráticas e formais de documentos, mas apreciarem-se os pedidos de registo com base em critérios de interesse sectorial e nacional.

Para isso é preciso dispor de um conjunto de informações que sejam tanto quanto possível exactas, oportunas, completas, concisas e relevantes, formando um sistema integrado, coerente e explorável em tempo útil.

A montagem desse sistema integrado exigiu, nomeadamente:

à) Estudos bastante profundos de análise e organização;

b) Que o organismo se equipe com dispositivos

que permitam tratar e transmitir convenientemente os suportes mais adequados da informação;

c) Que, uma vez trabalhado um dado meca-

nicamente, não mais deve ser repetido, a não ser por meios mecânicos. A primeira operação mecânica deve ser tão próxima da origem do dado quanto possível;

d) Que a mesma informação não deverá ser pro-

duzida por mais do que .uma unidade de processamento;

e) Que as informações deverão ser produzidas

pelas unidades de processamento que as tornem mais económicas;

procurando obter uma informação cujo custo não seja proibitivo, ponderado com os factores «velocidade», «precisão», «flexibilidade» e «privaticidade».

Sendo pacífico que o método manual é o mais económico para baixos volumes de dados a processar, quando o volume aumenta torna-se necessário um nível superior de mecanização.

Para os volumes actuais e esperados da informação a tratar — 200 000 antigos certificados de firmas e gerentes a emitir de novo e 20 novos e alterados certificados/dia—, torna-se evidente a necessidade de recorrer a ferramentas mais poderosas do que os registos manuais.

As informações devem ser recolhidas a partir dos próprios documentos de base e transmitidas ao ordenador nessa forma, integrando-se num «banco de informações». As diversas unidades de processamento fornecerão aos utilizadores as informações com os níveis de agregação desejados — desde o nível mais elementar, como, por exemplo, a emissão do certificado, até níveis mais agregados.

2.2 — Descrição funcional do sistema.

2.2.1 — Introdução.

São três os casos em que se pode enquadrar um dado preciso: novo, alteração de um processo preexistente, anulação de um processo preexistente.

2.2.2 —Estrutura.

Os Decretos-Leis n.° 22/78, de 25 de Janeiro, e 247/78, de 22 de Agosto, instituíram uma estrutura de funcionamento do comércio, tipificando as situações, sujeitando-as a autorizações prévias.