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15 DE JULHO DE 1994

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h) Elaborar e promover a distribuição da agenda das reuniões plenárias e efectuar, nos termos do Regimento, as respectivas convocatórias;

i) Assegurar o registo de presenças de Deputados no Plenário, assim como comunicar as suas substituições e faltas, nos termos do Regimento;

j) Prestar apoio técnico ao Plenário, à Mesa e à Comissão Permanente, fornecendo de forma sistemática toda a informação técnica necessária, designadamente às discussões, votações e anúncios a efectuar; /) Prestar apoio técnico à Conferência dos Representantes dos Grupos Parlamentares para os efeitos previstos na primeira parte do n.° 1 do artigo 55.° do Regimento da Assembleia da República; m) Elaborar notas, informações e pareceres técnicos necessários à regular tramitação das iniciativas legislativas;

n) Analisar a conformidade dos requisitos formais, constitucional e regimentalmente previstos, quando da apresentação de iniciativas legislativas;

o) Elaborar quadros, mapas e gráficos, respeitantes à tramitação de iniciativas legislativas.

2 — Compete ainda à Divisão de Apoio ao Plenário:

a) Organizar os registos biográficos dos Deputados e fornecer aos serviços competentes os elementos deles constantes que devam ser publicados;

b) Organizar e manter actualizado um ficheiro de todos os Deputados à Assembleia da República, registando as substituições, suspensões, cessações, renúncias e perdas de mandatos;

c) Elaborar e manter actualizadas listas de Deputados, por ordem alfabética, por círculos, por partidos e nomes parlamentares com as moradas corresponden tes;

d) Fornecer aos Deputados e ex-Deputados honorários os respectivos cartões de identidade;

é) Elaborar o expediente necessário à obtenção dos passaportes diplomático e especial;

f) Elaborar o expediente necessário para obtenção de licença de uso e porte de arma para os Deputados que a solicitarem;

g) Promover, em articulação com a Divisão de Recursos Humanos e Administração, a inscrição e regularização do regime de segurança social a que os Deputados tenham direito;

h) Promover a inscrição e manter actualizado o sistema de seguros dos Deputados;

í) Passar as certidões de contagem de tempo de serviço prestado aos Deputados e ex-Deputados que as solicitarem.

SUBSECÇÃO II

Divisão de Secretariado às Comissões

Artigo 12.° Âmbito funcional

Compete à Divisão de Secretariado às Comissões:

a) Assegurar o apoio administrativo e de secretariado aos trabalhos de todas as comissões especializadas permanentes, de inquérito, eventuais e suocorriissões;

b) Acompanhar, no que respeita às comissões e subcomissões, o movimento dos processos relativos à actividade legislativa e de fiscalização que lhe sejam submetidos, promovendo a distribuição pelos seus membros de toda a documentação necessária;

c) Registar numerar e organizar os processos relativos às petições;

d) Encaminhar para as comissões e subcomissões toda a correspondência que lhes seja dirigida, promovendo a expedição daquela que por elas for elaborada;

e) Assegurar a convocação dos Deputados membros das comissões e subcomissões e promover a distribuição de informação com as datas, horas e salas em que se realizam as reuniões;

f) Elaborar e distribuir quinzenalmente, nos termos do n.° 3 do artigo 118.° do Regimento da Assembleia da República, informação relativa ao estado dos diplomas em apreciação nas diferentes comissões;

g) Proceder à recolha e registo de presenças de Deputados em comissão e subcomissão;

h) Estabelecer os contactos e assegurar o expediente decorrente das relações das comissões com pessoas e entidades exteriores à Assembleia;

i) Assegurar, em articulação com a Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual e com recurso aos meios técnicos apropriados que lhe estiverem afectos, o registo das reuniões das comissões e subcomissões, quando solicitado;

j) Comunicar à Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual as reuniões gravadas das comissões e subcomissões cujos trabalhos devam ser transcritos.

SUBSECÇÃO III

Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual

Artigo 13.° Âmbito funcional

Compete à Divisão de Redacção e Apoio Audiovisual:

a) Elaborar os originais das 1 .a e 2.° séries do Diário da Assembleia da República;

b) Manter com. a Mesa da Assembleia da República e a Imprensa Nacional os contactos tendentes a assegurar a publicação atempada do Diário da Assembleia da República;

c) Assegurar, com recurso aos meios técnicos audiovisuais apropriados que lhe estiverem afectos, o registo integral das declarações, intervenções, apartes e incidentes das reuniões do Plenário, bem como das comissões, para transcrição e ou publicação no Diário da Assembleia da República;

d) Converter em texto os registos a que se refere a alínea anterior, proceder à sua revisão literária e elaborar os respectivos sumários, sempre que necessário;

. e) Receber, compilar, verificar a exactidão, ordenar e preparar para publicação os documentos da 2.° série; f) Promover as rectificações das inexactidões publicadas em aualQuer das séries òo Diário da Assembleia da República;