O texto apresentado é obtido de forma automática, não levando em conta elementos gráficos e podendo conter erros. Se encontrar algum erro, por favor informe os serviços através da página de contactos.
Não foi possivel carregar a página pretendida. Reportar Erro

0099 | II Série C - Número 006 | 25 de Outubro de 2003

 

2 - A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

Artigo 5.º
Remessas para arquivo intermédio

1 - Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio.
2 - As remessas dos documentos para arquivo intermédio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a DSC vier a determinar.

Artigo 6.º
Remessas para arquivo definitivo

1 - Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
2 - As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 7.º
Formalidades das remessas

1 - As remessas dos documentos mencionados nos pontos relativos às Remessas para arquivo intermédio e Remessas para arquivo definitivo devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas partes envolvidas no processo;
c) A guia de remessa será feita em duplicado, ficando o original no serviço destinatário, sendo o duplicado devolvido ao serviço de origem;
d) Será provisoriamente utilizada uma cópia no arquivo intermédio ou definitivo como instrumento de descrição documental, após ter sido conferida e completada com as referências topográficas e demais informação pertinente, só podendo ser eliminada após a elaboração do respectivo inventário.

2 - Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam do anexo II ao presente regulamento.

Artigo 8.º
Eliminação

1 - A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conservação permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação fixados na tabela de selecção.
2 - A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização expressa do AHP.
3 - A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 9.º
Formalidades da eliminação

1 - As eliminações dos documentos mencionados no ponto relativo à Eliminação devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço em causa, bem como pelo responsável do arquivo;
c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o original no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado remetido ao AHP.

2 - O modelo consta do anexo III ao presente regulamento.

Artigo 10.º
Substituição do suporte

1 - A substituição do suporte dos documentos será feita por microfilme, desde que fique clara, expressa e inequivocamente garantida a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International Standard Organization abreviadamente designada por ISO.
2 - O suporte fílmico a que alude o número anterior não poderá apresentar cortes, emendas ou quaisquer outras alterações que ponham em causa a sua integridade e reproduzirá os respectivos termos de abertura e encerramento.
2.1. Dos termos de abertura e encerramento constarão obrigatoriamente:

- Identificação dos responsáveis pela transferência da informação;
- Local e data de execução da transferência;
- Assinaturas e carimbo.

3 - Deverá ser elaborado um registo e fichas de controlo de qualidade do suporte fílmico produzido.
4 - A substituição do suporte dos documentos a que alude o n.º 2 do ponto relativo à Selecção só poderá ser efectuada mediante parecer favorável do AHP.
5 - As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de Dezembro.

Artigo 11.º
Autenticidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da ACDLG atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.