317 | II Série C - Número: 033 | 10 de Dezembro de 2005

Parecer n.º 243/2004 Data: 2004.10.07 Processo n.º 2920

Requerente: Agrupamento de Escolas da Sequeira — Guarda

I — O pedido

O Presidente da Comissão Executiva Instaladora do Agrupamento de Escolas da Sequeira — Guarda expôs uma situação aí ocorrida e solicitou o parecer da Comissão de Acesso aos Documentos Administrativos (CADA) relativamente às três questões seguintes:

a) Os inspectores da Inspecção-Geral da Educação (IGE) são (ou não) obrigados, quando pedem fotocópias autenticadas de documentos, a fazê-lo por escrito? b) Caso não sejam obrigados a fazê-lo, fica o Presidente do Órgão de Gestão do Agrupamento responsável (ou não) pelo uso que possa ser dado às referidas fotocópias? c) Caso tais inspectores sejam obrigados a solicitar por escrito as fotocópias autenticadas dos documentos e o façam apenas oralmente, será o Presidente do Órgão de Gestão do Agrupamento obrigado a ceder-lhe as referidas fotocópias?

II — O direito

1 — As questões colocadas poderão ser equacionadas em dois planos: à luz do diploma orgânico da IGE
1 e do ponto de vista da Lei que regula o acesso aos documentos da Administração (LADA)
2
.
2 — Na primeira dessas perspectivas, afigura-se que extravasa o âmbito de competências da CADA — tal como elencado no artigo 20.º, n.º 1, da LADA —, pronunciar-se sobre o modo pelo qual os inspectores da IGE, no estrito exercício das respectivas funções (e por causa desse exercício) tomam (ou podem tomar) conhecimento de documentos produzidos e/ou detidos no quadro do normal desempenho da actividade própria dos órgãos e serviços dependentes do Ministério da Educação, ou seja, do departamento ministerial a que pertencem. É uma questão que envolve duas entidades no âmbito do mesmo Ministério, sendo que uma delas (a IGE) detém competências de auditoria e de controlo do funcionamento do sistema educativo
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, isto é, cabe-lhe uma actividade de índole inspectiva ou fiscalizadora. Portanto, o modus operandi determinar-se-á aí pelos actos normativos que se reportam à IGE, bem como por eventuais procedimentos internos fixados pela entidade ou entidades competentes.
3 — Todavia, as perguntas formuladas pelo Agrupamento de Escolas da Sequeira — Guarda poderão, mas apenas subsidiariamente, ser apreciadas na óptica da LADA.
Estar-se-á no domínio do acesso por entidades públicas. E, neste quadro, serão encaradas tendo sobretudo em conta o disposto nos seus artigos 15.º, n.º 3, e 20.º, n.º 1, alínea d).
Refira-se, antes de mais, a este propósito, que a lei considera dois tipos de documentos administrativos: os documentos nominativos e os não nominativos. Estes últimos são, em regra, de acesso generalizado e livre, sem que haja, sequer, necessidade de fundamentar (ou de justificar) o pedido — cfr. LADA, artigos 4.º, n.º 1, alínea a) e 7.º, n.º 1
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. Quanto aos documentos nominativos, isto é, inserindo dados pessoais — cfr. artigo 4.º, n.º 1, alínea c), da LADA, que os define como informações sobre pessoa singular, identificada ou identificável, que contenham apreciações, juízos de valor ou que sejam abrangidas pela reserva da intimidade da vida privada —, a sua comunicação é feita, mediante prévio requerimento, à pessoa a quem os dados digam respeito, bem como a terceiros que daquela obtenham autorização escrita (artigo 8.º, n.º 1, da LADA); e fora dos casos previstos no número anterior — reza o n.º 2 do mesmo artigo — os documentos nominativos são ainda comunicados a terceiros que demonstrem interesse directo, pessoal e legítimo.
Analisando concretamente — e no quadro da LADA —, as questões que foram postas pelo Agrupamento de Escolas da Sequeira, dir-se-á o seguinte:

a) Quem, ao abrigo desta lei, solicitar o acesso a quaisquer documentos em poder da Administração deverá fazê-lo sempre por escrito através de requerimento do qual constem os elementos essenciais à sua identificação, bem como o nome, morada e assinatura do interessado (cfr. artigo 13.º da LADA). Se assim não proceder, a entidade requerida não tem de tomar conhecimento da pretensão, embora deva convidar e ajudar o requerente a formalizar o pedido por escrito; b) Formulado esse pedido, duas situações há a distinguir: a dos documentos sem carácter nominativo, por regra acessíveis a todos; e a dos documentos nominativos, que, por conterem matéria de natureza reservada, são de acesso restrito; por isso, os dados pessoais comunicados a terceiros não podem ser utilizados para fins 1 Decreto-Lei n.º 271/95, de 23 de Outubro, alterado, por ratificação, pela Lei n.º 18/96, de 20 de Junho, e, posteriormente, também alterado pelo Decreto-Lei n.º 233/97, de 3 de Setembro, e pelo Decreto-Lei n.º 70/99, de Março.
2 Lei n.º 65/93, de 26 de Agosto, alterada pela Lei n.º 8/95, de 29 de Março, e pela Lei n.º 94/99, de 16 de Julho.
3 Cfr. artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 271/95, de 23 de Outubro, na versão advinda da alteração, por ratificação, operada pela Lei n.º 18/96, de 20 de Junho, 4 Esta regra comporta excepções, designadamente a que respeita a documentos constantes de processos não concluídos ou a documentos preparatórios de uma decisão, que não são imediatamente acessíveis (n º 4 do artigo 7.º), e a que se prende com documentos cuja comunicação ponha em causa segredos comerciais, industriais ou sobre a vida interna da empresa (artigo 10.º, n.º 1).