11 DE ABRIL DE 1997

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fins de análise, a Instância Comum de Controlo cer-tificar-se-á de que a EUROPOL efectuou correctamente as verificações necessárias. A Instancia Comum de Controlo notifica ao requerente de que foram feitas as verificações necessárias, sem dar indicações que lhe possam revelar se é ou não conhecido.

8 — As disposições acima consignadas aplicam-se por analogia aos dados não informatizados arquivados pela EUROPOL sob a forma de ficheiros, ou seja, a qualquer conjunto estruturado de dados pessoais acessível segundo critérios determinados.

Artigo 20.°

Rectificação e apagamento de dados

1 — Se se verificar que certos dados arquivados pela EUROPOL — transmitidos por instâncias ou Estados terceiros, ou resultantes da sua actividade de análise — são erróneos ou que a sua introdução ou arquivo são contrários ao disposto na presente Convenção, deverá a EUROPOL rectificar ou apagar esses dados.

2 — Se os Estados membros introduzirem directamente na EUROPOL dados erróneos ou contrários ao disposto na presente Convenção, deverão rectificá-los ou apagá-los, em ligação com a EUROPOL. Se forem transmitidos dados erróneos por outro meio adequado ou se os erros que afectam os dados fornecidos pelos Estados membros resultarem de uma transmissão errónea ou contrária ao disposto na presente Convenção, ou da forma errónea ou contrária ao disposto na presente Convenção como a EUROPOL os introduziu, tomou em conta ou arquivou, deverá a EUROPOL rectificar ou apagar os referidos dados, em ligação com os Estados membros em causa.

3 — Nos casos referidos nos n.os 1 e 2, todos os destinatários dos dados em questão serão imediatamente informados, e deverão também rectificá-los ou apagá-los.

4 — Qualquer pessoa pode solicitar à EUROPOL que seja feita a rectificação ou apagamento de dados erróneos que lhe dizem respeito.

A EUROPOL informará o requerente de que foi feita a rectificação ou apagamento dos dados que lhe dizem respeito. Se a resposta da EUROPOL não o satisfizer, ou se não obtiver resposta no prazo de três meses, o requerente poderá submeter a questão à Instância Comum de Controlo.

Artigo 21.°

Prazos de conservação e apagamento de dados em ficheiros

1 — Os dados constantes dos ficheiros da EUROPOL apenas deverão ser conservados durante o tempo necessário ao cumprimento das suas funções. O mais tardar três anos após a sua introdução, deverá ser verificada a necessidade de serem conservados por mais tempo. A verificação dos dados arquivados no Sistema de Informações e do seu apagamento deverá ser feita pela unidade que os introduziu. A verificação dos dados arquivados nos restantes ficheiros da EUROPOL, bem como do seu apagamento, será feita pela própria EUROPOL. A EUROPOL avisará automaticamente os Estados membros, com uma antecedência de três meses, do termo dos prazos de controlo relativos à conservação dos dados por eles introduzidos.

2 — Ao proceder à verificação, as unidades referidas nas terceira e quarta frases do n.° 1 poderão decidir manter os dados arquivados até à próxima verificação, se continuarem a considerá-los necessários para o cumprimento das funções da EUROPOL. Em caso de decisão contrária, os dados serão automaticamente apagados.

3 — A conservação de dados relativos às pessoas referidas no n.° 1, n.° 1), do artigo 10.° não deverá ultrapassar um período máximo de três anos. O prazo começa a contar de novo de cada vez que se registe uma ocorrência que conduza à introdução de dados sobre a pessoa em causa. A necessidade da conservação dos dados será verificada anualmente e essa verificação será objecto de uma menção.

4 — No caso de um Estado membro apagar nos seus ficheiros nacionais dados que haja transmitido à EUROPOL e que se encontrem registados nos restantes ficheiros desta, informará a EUROPOL de tal facto. Nesse caso, a EUROPOL apagará esses dados, salvo se mantiver pelos mesmos um interesse justificado por informações que vão além daquelas de que disponha o Estado membro transmissor. A EUROPOL comunicará a esse Estado membro a manutenção dos dados nos seus ficheiros.

5 — O apagamento dos dados não será efectuado se tal prejudicar interesses da pessoa em questão cuja protecção seja pertinente. Nesse caso, os dados apenas poderão voltar a ser utilizados com o acordo do interessado.

Artigo 22.°

Conservação e rectificação de dados em dossiers

1 — Quando todo o conteúdo de um dossier da EUROPOL ou certos dados arquivados nesse dossier deixarem de ser necessários ao cumprimento das funções da EUROPOL, ou quando essas informações forem no seu conjunto contrárias ao disposto na presente Convenção, devem ser destruídos o dossier ou os dados em causa. Enquanto não forem efectivamente destruídos o dossier ou os dados em causa, será aposta no dossier uma menção que proíba a sua utilização.

Um dossier não poderá ser destruído se existirem motivos para supor que isso prejudicaria os legítimos interesses da pessoa a quem os dados dizem respeito. Nesse caso, deve ser também aposta a mesma menção que proíbe a utilização desse dossier.

2 — Se se verificar que os dados arquivados em dossiers da EUROPOL são incorrectos, esta terá de os rectificar.

3 — Qualquer pessoa concernida por um dossier da EUROPOL poderá fazer valer perante esta o direito à rectificação, destruição do dossier ou aposição de uma menção. São aplicáveis o n.° 4 do artigo 20.° e os n.os 2 e 7 do artigo 24.°

Artigo 23.° Instância nacional de controlo

1 — Cada Estado membro designará uma instância nacional de controlo, encarregada de fiscalizar com isenção, e em conformidade com a legislação nacional, a legitimidade da introdução, da consulta ou de qualquer