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II SÉRIE - C — NÚMERO 30

5.1.2— Material de transporte

Procedeu-se à análise das despesas referentes à rubrica «material de transporte», tendo-se verificado que foram adquiridas quatro viaturas com um valor total de 35 166 096$.

Nenhum dos processos de aquisição se encontrava totalmente correcto:

Apenas uma das viaturas foi adquirida mediante requisição;

Somente dois processos de aquisição fazem referência ao resultado das consultas efectuadas aos representantes das diversas marcas, e a aquisição da viatura para serviço oficial do Presidente da AR foi efectuada com base na equiparação as viaturas oficiais ao serviço do Presidente da República e do Primeiro-Ministro (cf. documento anexo a fls. 23 e 24 An.);

Uma das aquisições, cujo processo documental é constituído apenas pela ordem de pagamento e factura, não se encontra superiormente autorizada. Questionados os Serviços Financeiros, estes informaram que se tratou de uma aquisição efectuada através do Gabinete do Presidente da AR, tendo sido proferido despacho pelo Sr. Se-cretário-Geral da AR no sentido de ser efectuado o pagamento antes de aqueles serviços terem tomado conhecimento e procederem à respectiva verificação de cabimento (cf. documento de tis. 25 a fl. 27 An.);

Por último, convém salientar que em nenhum destes processos de aquisições foi feita qualquer referência à dispensa de concurso prevista no Decreto--Lei n.° 211/79, de 12 de Julho.

O Conselho de Administração, no seu ofício de resposta de 21 de Maio de 1993, na íntegra em anexo ao presente parecer, responde a este respeito o seguinte:

No que respeita ao n." 7.7, b), e no que se reporta à aquisição de uma viatura sem autorização superior e sem cabimento prévio, importa esclarecer que se trata da substituição de uma viatura acidentada, por outra da mesma marca e de modelo idêntico e pela qual a Assembleia da República pagou apenas a quantia de 469 438$, tendo cabido à companhia de seguros competente o pagamento de 3 000 000$, sendo embora uma parte respeitante à venda dos salvados, negociada também pela companhia seguradora.

Junta-se, em anexo, documentação que dá nota do cuidado posto na condução do processo, incluindo o aproveitamento de consulta ao mercado, como referência.

. Ouvidos no dia 24 de Maio de 1993, observam os auditores (cf. fl. 165 dos autos):

Os documentos agora enviados esclarecem o processo de aquisição da viatura, o qual teve por base uma informação do adjunto do Sr. Secretário-Geral da AR que teve despacho de concordância do Sr. Se-cretárto-Gerai da AR. No entanto, afigura-se que a quantia de 469 43&$, resultante da diferença entre o valor da viatura e o montante comparticipado pela companhia de seguros, deveria ter sido cabimentada previamente.

O Tribunal verifica, com gosto, que o exercício do contraditório permitiu um esclarecimento bastante mais cabal da situação, que se afigura mais justificável no plano dos sãos critérios de gestão, embora ainda se dê razão à observação final dos auditores.

5.1.3 — Material de informática

A maior parte das aquisições de material informático foi efectuada sem requisição e ainda ao abrigo do contrato n.° 3/89, celebrado entre a AR e a DATINFOR, cuja eficácia cessou no final de 1991.

Segundo informação prestada pelo responsável do Centro de Informática, embora tivesse cessado o contrato com a DATINFOR, que teve por objectivo dar execução ao Projecto de Informatização do Sistema de Informação da AR (SIAR), as aquisições de 1992, por se destinarem à expansão dessa rede, tiveram necessariamente de ser efectuadas àquela empresa. A explicação parece aceitável.

Foi-nos também referido que a partir da gerência de 1993 existem orientações do Conselho de Administração no sentido de que todo o equipamento seja adquirido através de requisição, e que, por outro lado, não vão ser efectuadas mais aquisições à DATINFOR, uma vez que, sendo um sistema proprietário, único representante em Portugal, os equipamentos são mais caros relativamente a um sistema aberto, onde além de melhor preço é também oferecida melhor qualidade.

S.2 — Despesas com delegações estrangeiras

São concedidos adiantamentos, normalmente da ordem dos 200 000$, ao chefe da Divisão das Relações Públicas para fazer face a despesas de pagamento imediato e resultantes das acções a desenvolver no decorrer de reuniões e missões com delegações ou representações da AR.

Para tal são elaboradas informações, onde constam os elementos identificativos da delegação estrangeira (nome da missão/reunião e data da sua realização) e o montante do adiantamento, as quais são autorizadas superiormente pelo Presidente da AR e cabimentadas nos Serviços Financeiros, após o que se procede ao seu pagamento. À medida que os documentos de despesa vão sendo apresentados, a tesouraria efectua o seu pagamento, procedendo assim à reposição do abono inicial. Terminada a reunião/missão, o responsável pelo adiantamento efectua a sua devolução, mediante guia de reposição emitida pelos Serviços Financeiros. O mapa de fl. 28 a fl. 30 An., onde se pode verificar a data e montante dos adiantamentos, as despesas efectuadas e a data das reposições, constitui para os Serviços Financeiros o elemento de controlo destes adiantamentos.

Referem os auditores do Tribunal que, quer relativamente ao suporte documental, quer quanto aos prazos decorridos entre o adiantamento e a realização das despesas, e bem assim à sua regularização, se verificou uma melhoria nos procedimentos. Efectivamente, na amostra seleccionada verificou-se que as despesas estão devidamente documentadas, sendo raras as «declarações de despesa» processadas pelos serviços. Quanto aos prazos para a regularização dos adiantamentos, em média de dois meses, embora se tenha registado melhoria, podem ser considerados ainda longos, se atendermos a que uma missão/reunião dura geralmente cerca de uma semana (RA, fl. 35). O Tribunal concorda com esta avaliação da situação.