30 DE SETEMBRO DE 1994

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O Tribunal considerou estas razões e teve-as em conta no texto antecedente, que exprime a sua posição final.

3 — Sistema de controlo interno

A primeira garantia da legalidade financeira — cujo órgão supremo de controlo é o TC, como dispõe o artigo 216.°, n.° 1, da Constituição da República — é constituída pela existência de sistemas de gestão e controlo interno que sejam seguros e fiáveis.

As anteriores acções de verificação, conforme consta dos respectivos pareceres do TC, permitiram denotar vulnerabilidades e irregularidades, em particular em determinados domínios e áreas. Tudo isso foi tido em conta no plano de trabalhos elaborado e aprovado para esta acção de verificação, e em execução dele a acção da equipa confinou-se, no essencial, às tarefas de verificação e realização de testes nas áreas de:

Contabilidade;

Aprovisionamento e património; Deslocações ao estrangeiro.

Os objectivos destas acções consistiam na confirmação da correcção e superação das deficiências e ou insuficiência dos registos, procedimentos e operações de controlo, que têm vindo a ser assinalados nos relatórios das gerências anteriores e foram objecto de recomendações nos respectivos pareceres do TC.

Conforme os auditores relatam (RA, fl. 44), estabeleceram-se ainda contactos directos com a Divisão de Recursos Humanos, visando o levantamento destes recursos, tendo o responsável respondido, pronta e eficazmente, às solicitações da equipa com a disponibilização dos elementos necessários (cf. RA, fl. II).

De seguida se dá conta dos resultados das verificações efectivadas, estabelecidas conforme a apreciação feita pelo Tribunal e acompanhadas das pertinentes recomendações.

3.1—Contabilidade

Sublinham os auditores que, de um modo geral, o sistema contabilístico revelou uma capacidade de resposta e eficácia razoavelmente boas, o que se deve, em grande parte, aos benefícios da informatização do sistema, com excepção do registo do livro Caixa, que é manual (RA, fls. 42 e seguintes).

Contudo, as técnicas de escrituração e alguns procedimentos contabilísticos continuam a enfermar de algumas deficiências de carácter formal (RA, fls. 43 e seguintes).

3,1.1 —Escrituração do livro Caixa a) Registo das receitas e operações de tesouraria

Neste domínio verificou-se que o registo das operações no livro Caixa continua a efectuar-se de forma incorrecta, dando origem a que o saldo em «Caixa» reportado a 31 de Dezembro divirja do inscrito na conta de gerência.

Tal divergência traduz-se —conforme já foi assinalado no RA da conta anterior e no respectivo parecer do TC — no facto de o saldo reflectido pela conta de gerência integrar uma componente respeitante a «Receitas do Estado e operações de tesouraria», a transitar para o ano seguinte, enquanto no livro Caixa esta componente é regis-

tada como paga durante o período complementar, por conta da gerência anterior, não transitando em saldo, ao contrário do que reflecte a conta (')•

Nestes termos, o saldo constante da conta de gerência é dè 1 485 006 314$, acusando uma diferença para mais de 98 568 '396$ em relação ao saldo contabilístico, de 1 386 437 918$, reportado à ,31 de Dezembro de 1993; sendo este idêntico ao da reconciliação bancária.

b) Registo das reposições abatidas

Quanto à contabilização destas reposições, que constituem receitas da AR, verificou-se que não são contabilizadas como receitas no livro Caixa, sendo as folhas de pagamento onde são abatidas registadas pelo valor líquido daquelas.

Entretanto, para efeitos da conta de gerência, são as mesmas tratadas como «Receitas do Estado», sendo inscritas a débito e-a crédito da conta como importâncias recebidas e entregues, quando efectivamente ficaram na posse da AR.

Este procedimento não só é incorrecto do ponto de vista contabilístico e legal — as despesas (e receitas) devem registar-se pelo seu valor bruto, em obediência à regra do orçamento bruto — como constitui um factor de perturbação e embaraço das operações de liquidação da conta, tendo compelido a equipa à efectivação de múltiplas verificações e testes de conformidade para se certificar de que dele não decorria inconformidade substantiva e, consequentemente, que não influenciava o saldo da gerência.

(') Transcreve-se do RA, fl. 44 a fl. 45:

O argumento dos serviços da contabilidade, perante a reincidência deste procedimento, não colhe do ponto de vista técnico, e revela alguma confusão quanto às regras de escrituração contabilística que assenta no facto de parecerem desconhecer que as folhas de vencimentos (tal como todas as despesas) se devem registar, a crédito (quando pagas), pelo seu valor ilíquido, inscrevendo-se a débito (receitas) as importâncias retidas para entrega (ao Estado ou outras entidades): logo que estas sejam entregues são então registadas a credito (do Caixa, evidentemente).

Aliás, é assim que procedem, e bem, na escrituração da conta de gerência, não fazendo sentido que seja de forma diferente na escrituração contabilística, originando estes desfasamentos.

A filosofia dos serviços é a de que a folha, de vencimentos só deve dar-se completamente como paga quando os descontos efectuados nesta estiverem totalmente entregues, ficando a folha «cativa» enquanto isso não acontece.

Ora, ainda que incorrecto, por ignorar as regras de escrituração, este procedimento não justifica o desfasamento entre o saldo contabilístico e o da gerência, porquanto, sendo os descontos entregues no período complementar por conla da respectiva gerência, então haveria que inscrevê-los na conta de gerência como importâncias entregues e não como transitadas em saldo, o que não corresponde à verdade.

A isto respondem os serviços, confusamente, que, a proceder-se assim, a reconciliação bancária não coincidiria com o saldo da gerência, quando é exactamente o contrário, conforme evidencia, de resto, aquela reconciliação a fl. ... do processo da conta. Esta reflecte um saldo em depósito, na Caixa Geral de Depósitos, reportado a 31 de Dezembro de 1993, de I 386 437 918$, idêntico ao reflectido pelo Caixa, enquanto o saldo da gerência é de I 485 006 314$, superior aquele em 98 568 396$, conforme já se referiu.

É evidente que o procedimento adoptado, por incoerente e tecnicamente incorrecto, só podia ter este resultado.

A questão foi posta oo Sr. Secretário-Geral, que a compreendeu perfeitamente, mostrando-se surpreendido e preocupado com o facto de esta situação persistir, porquanto era sua convicção que as recomendações do Tribunal de Contas, nesta matéria, haviam sido inteiramente observadas, garantindo que iria providenciar nesse sentido.