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II SÉRIE-C— NÚMERO 34

Assim, não obstante tratar-se de uma incorrecção contabilística, de carácter formal e não substancial, ela viola a regra do orçamento bruto (artigo 5.° da Lei n.° 6/91, de 20 de Fevereiro — LEOE), sem perder de, vista as dificuldades que coloca à conferência da conta.

Todavia, por outro lado, a já referida capacidade de resposta do sistema e òs, procedimentos,de controlo sobre as «Reposições» permitiu apurar que o total acumulado das «Reposições não abatidas» em dívida no final de 1993 ascendia a 2887,3 contos (cf. relação de fl. 18 a fl. 19 do An. documental do RA). ,

Estas «Reposições não abatidas» respeitam, quase todas a importâncias a repor por ex-Deputados, tendo a Contabilidade alguma dificuldade em reavê-las, devido à ausência destes da AR. , ; -

3.1.2 —Reconciliações bancárias

No que concerne às reconciliações bancárias, foi informado que estas são efectuadas mensalmente por um funcionário da tesouraria, que não o tesoureiro.

Verifica-se a observância do princípio da segregação de funções; contudo, as operações de reconciliação não se encontram devidamente documentadas, não existindo evidência formal destas.

É um procedimento deficiente que carece de rectificação.

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3.1.3 — Instrumentos de gestão

Por fim, salienta-se — acompanhando os auditores (RA, fl. 47) — que os métodos e técnicas de gestão adoptados pela AR se situam ainda num nível elementar e.incipiente, existindo apenas o orçamento anual como instrumento previsional de gestão.

Assim, nem o plano de actividades plurianual e anual dos serviços da AR —previsto no artigo 13.°, alínea b), da Lei Orgânica, com a nova redacção dada pelo artigo 3.° da Lei n ° 59/93, cabendo a sua elaboração, nos termos desta disposição, ao Conselho de Administração— nem o relatório daquelas actividades são elaborados.

3.2 — Aprovisionamento e património

A situação nesta área continua sendo preocupante (RA, fl. 47 a fl. 50). Assim, relatam os auditores que as verificações e testes realizados nesta área revelaram que a situação existente no ano anterior (1992) em matéria de procedimentos e operações de controlo se não alterou substancialmente, persistindo os mesmos pontos fracos assinalados no relatório da gerência de 1992 e respectivo parecer do TÇ, nomeadamente:

O cadastro mantém-se por actualizar, "existindo diversos bens de equipamento por inventariar e numerar, designadamente o equipamento de informática, que se encontra praticamente todo nesta situação;

O imobilizado herdado da ex-Alta Autoridade contra a Corrupção (que se extinguiu) não foi integrado no cadastro da AR, mantendo a numeração própria daquele serviço extinto;

Não existe ficha individual das viaturas que sistematize e registe toda. a informação indispensável (consumo, custos de manutenção e reparação, qui-

lometragem) a uma boa gestão t à tomada racionai das decisões em matéria de substituição dos veículos;

Mantém-se a não segregação de funções na gestão dos stocks, sendo o registo de entradas e saídas efectuado pelo mesmo funcionário que dá recepção aos materiais;

Não é adoptada a ficha individual de movimentação e gestão dos bens móveis, embora exista um modelo daquela (de concepção elementar) que terá sido utilizada no passado, encontrando-se o respectivo ficheiro desactualizado há cerca de 10 anos, segundo foi informado.

Relatam os auditores que sobre esta situação o actual responsável por esta Divisão (Divisão de Aprovisionamento e Património), que já tomou posse depois da presença da equipa do TC na AR em 1993 e que terá herdado uma situação extremamente difícil pela desorganização e inoperacionalidade existentes nesta área, explicou que a superação do quadro geral de limitações e deficiências dos sistemas de informação e controlo existentes (desajustados e ineficazes) Constitui um dos seus objectivos prioritários e imediatos, propondo-se adaptá-los às exigências de uma gestão racional, eficaz e eficiente. No entanto, em seu entender, tal não é viável sem a informatização dos sistemas, perspectivando-se que esta ocorra ainda durante o corrente ano, graças ao esforço de sensibilização que desenvolveu no sentido de aquela ter sido considerada como primeira prioridade. Adiantou ainda que a actualização do cadastro implica uma «inventariação de todo o imobilizado da AR, a realizar brevemente.

Esta matéria suscitou aos auditores diversos comentários, que o Tribunal acompanha, nos termos seguintes:

a) A inventariação do imobilizado tem de ser precedida — dado o vasto património da AR— , quer da emissão de normas definidoras dos critérios e procedimentos de inventariação (v. g., especificação dos limites mínimos e máximos, em valor e duração dos bens, respectivamente, que devem ser reinventariados, estado de conservação a considerar, modo de numeração ...), quer de um programa de acção (integrando estas normas como medidas concretas), que defina objectivos, tarefas e calendarização, bem como as necessidades de meios humanos e outros recursos a afectar.

b) Por outro lado, a informatização deve ser precedida da definição das necessidades a satisfazer pela informação a produzir. Ora, em um e outro caso, verificam os auditores que não existe ainda nada, sendo sua convicção que a ausência de informatização não impede a concepção prévia dos instrumentos de registo (antes a exige) nem a utilização destes e de outros procedimentos de controlo. Como bem observam os auditores, na verdade, a informatização é apenas um meio rápido e eficiente de tratar e produzir a informação que corresponda às necessidades previamente definidas, o que exige, pelo menos, o desenvolvimento das acções preliminares antes referidas.

c)Por fim, cumpre sublinhar ainda, continuando a acompanhar a equipa dos auditores, o seguinte:

A desarticulação que se verificava nos anos anteriores entre a Divisão de Aprovisionamento e Património e o. Centro de Informática, traduzida no facto de este não remeter àquela a guia de remessa (e factura) quando recepcionava o equipamento de informática, deixou de existir. Assim, recepcionado este material pelo Centro de Informática as respectivas guia de remessa e factura seguem