II SÉRIE-E — NÚMERO 21

22

8.5 Tratamento da informação (alteração ou cópia)

8.5.1. Alteração da Informação

A alteração de informação secreta requer aprovação formal antecipada do ato pelo responsável da informação.

Quando em formato eletrónico editável, independentemente do seu suporte físico, requer-se a atualização da

metainformação do documento.

Quando em formato papel, a execução deste ato deve ser devidamente inscrita na primeira folha do documento,

consistindo esta inscrição, de forma manuscrita, nas iniciais do interveniente que procede à alteração, rubrica

deste e respetiva data.

8.5.2. Cópia da Informação

A cópia de informação, independentemente do seu formato, requer autorização do responsável da mesma. As

cópias devem ser controladas, através de numeração e, sempre que possível, deve ser feita a personalização

de cada cópia. Deve ser constituído registo do ato (data, hora e intervenientes) pelo responsável da informação.

Quando em formato eletrónico, independentemente do seu suporte físico, é requerida a atualização do campo

‘distribuição’ da metainformação associada, sempre que o formato de origem o permita.

8.6 Distribuição da informação em formato papel dentro da AR

A informação deve ser distribuída em termos que permitam a inequívoca identificação dos seus destinatários,

nomeadamente, através de correio interno com protocolo. Deve ser usado envelope externo opaco, devidamente

fechado, sem referência, e envelope interno com menção do grau de reserva. A entrega deve ser feita em mão,

ao seu destinatário, por elemento credenciado pela AR.

8.7 Distribuição da informação em formato papel para fora da AR

A informação deve ser distribuída em termos que permitam a inequívoca identificação dos seus destinatários,

nomeadamente com aviso de receção ou protocolo. A entrega deve ser feita em mão, ao seu destinatário, por

elemento credenciado pela AR, ou através de instituições privadas ou públicas de transporte de informação com

certificação ISO/IEC 27001, ou que, em alternativa, tenham sido credenciadas pela AR para o efeito. A

informação deve circular em envelope externo opaco, devidamente fechado, sem referência, e envelope interno

com menção do grau de reserva. O envelope deve ser lacrado pelo responsável da informação.

8.8 Distribuição da informação em formato eletrónico

A distribuição desta informação deve condicionada às seguintes restrições: deve existir uma inequívoca

identificação dos destinatários da informação, sendo obrigatória a utilização dos certificados digitais, aprovados

pela AR para cifrar a informação a ser distribuída por correio eletrónico. Caso a informação resida em suporte

físico, deve sempre ser cifrada com palavra-chave forte, aplicando-se também neste caso as regras de

distribuição da informação em formato papel.

8.9 Distribuição da informação por outros meios

Não é permitida a divulgação da informação por outros meios que não os anteriormente previstos.

8.10 Salvaguarda da informação em formato papel

A informação secreta deve ser sempre colocada em envelopes devidamente fechados e que ocultem o seu

conteúdo (opacos). Estes devem ser colocados em cofres-fortes ou armários exclusivos para este nível de

informação, cujo acesso é restringido a elementos devidamente credenciados.

A combinação do cofre-forte deve ser memorizada pelo menor número possível de pessoas e deve ser mudada

sempre que mude o pessoal que conhece a combinação ou sempre que haja conhecimento/suspeita de

comprometimento.

8.11 Salvaguarda da informação em suporte físico amovível

A informação secreta, que conste em suporte físico amovível, deve ser sempre alvo de prévia encriptação

através de ferramentas aprovadas pela AR ou, em alternativa, o seu conteúdo deve ser unicamente acessível