519 | - Número: 027 | 26 de Maio de 2009

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Os conjuntos documentais passam por três fases distintas:
a) “A de arquivo corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu”;
b) “A de arquivo intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente, são, todavia, utilizados, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo”;
c) “A de arquivo definitivo ou histórico, em que os documentos tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação” (cfr.
nº 3 do artigo 4º do Decreto-Lei nº 16/93).
Estas três fases constituem manifestação da chamada teoria das três idades do documento de arquivo. Segundo esta teoria, um documento passa sucessivamente por três fases ou idades: activa, semi-activa e inactiva - “o documento diz-se activo se é indispensável ao funcionamento diário da instituição e é utilizado com frequência; diz-se semi-activo se apenas é requerido esporadicamente; considera-se inactivo se não tem utilidade previsível para a entidade que o criou” (Parecer do Conselho Consultivo da Procuradoria-Geral da República nº 75/2007
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).
“No primeiro caso, o documento deverá estar situado junto ao utilizador, no arquivo corrente; no segundo caso, deverá ser depositado fora dos espaços administrativos propriamente ditos (...), no arquivo intermédio ou arquivo geral; no terceiro caso, e se se considerar o documento relevante porque consigna ou comprova direitos e obrigações e/ou porque comprova factos ou actos (valor probatório do documento, também designado por valor primário) e/ou, independentemente do fim para que foi elaborado, fornece informação com potencial interesse para a investigação científica (...), deverá transitar para arquivo definitivo ou histórico, de outro modo, isto é, caso não possua qualquer dos valores mencionados, pode ser eliminado” (Parecer do Conselho Consultivo da Procuradoria-Geral da República n.º 75/2007).
No caso dos Tribunais:
“O arquivo corrente corresponde às secções de processos, áreas reservadas aos processos em curso em que deverá ser garantido um acesso à documentação por parte dos operadores judiciários; o arquivo intermédio é o arquivo do Tribunal, cuja missão é receber os processos findos provenientes das diversas subunidades orgânicas do Tribunal; por fim, os processos considerados de conservação permanente, pelo seu valor probató——————
3 Publicado na II Série do Diário da República, nº 87, de 6 de Maio de 2008.